Ideo logo
Asset Management

Asset Management in SAP S/4HANA

5. Het management. Het management heeft behoefte aan eenduidige rapportages die helpen bij de besluitvorming en tooling die routinewerkzaamheden snel en correct helpen afhandelen.

Wij nemen u mee in het onderhoudsproces van melding tot terugmelding en rapportage. Ieder onderwerp bevat een praktijkvoorbeeld ondersteund door functionaliteit in SAP S/4HANA. Deze keer: Het management.

1.       Asset Management in SAP S/4HANA – De melder

2.       Asset Management in SAP S/4HANA – De werkvoorbereider

3.       Asset Management in SAP S/4HANA – De onderhoudsmedewerker

4.       Asset Management in SAP S/4HANA – De teamleider

5.       Asset Management in SAP S/4HANA – Het management

 

Terugblik deel 4, de teamleider

Deel 4 liet zien hoe het werk van de teamleider eenvoudiger wordt met de nieuwe functionaliteiten in SAP S/4HANA: bijvoorbeeld door meer inzicht in het werk, de verbruikte uren en de capaciteit van het team.
Lees meer over deel 4, de teamleider door op deze link te klikken.

Fiori Launchpad

Het management heeft behoefte aan eenduidige rapportages die helpen bij de besluitvorming en tooling die routinewerkzaamheden snel en correct helpen afhandelen. Voor de manager wordt het startscherm – het Fiori launchpad – voorzien van ‘tegeltjes’, specifiek voor het opstarten van de voor hen belangrijke administratieve handelingen. Door deze tegels te voorzien van KPI-gegevens is in een oogopslag duidelijk welke handelingen er aandacht verdienen.

 Workflow approvals

De manager is vaak eindverantwoordelijk in een workflow keten. Het goedkeuren van budgetten, urenstaten, inkoopopdrachten en contracten zijn routinematige handelingen die eenvoudig afgehandeld moeten kunnen worden. S/4HANA voorziet hierin door bijvoorbeeld de apps te voorzien van functionaliteit voor een groepsgewijze afhandeling. In onderstaande hoofdstukken gaan we kort in op enkele ‘approval-apps’.

Timesheet goedkeuren

Een urenstaat goedkeuren is in de Approve Timesheet app een stuk eenvoudiger. Uiteraard kunnen individuele urenstaten goedgekeurd worden, maar het kan voortaan ook voor een heel team. Eventuele afwijkingen zijn snel zichtbaar zodat deze uitzonderingen snel afgehandeld kunnen worden.

Reiskosten declaraties

Het goedkeuren van reiskostendeclaraties gaat gemakkelijk via de Approve Travel Expenses app. De declaraties die door de werknemers zijn ingevuld, kunnen snel bekeken en afgehandeld worden. Overigens is het ook mogelijk om reisverzoeken te accorderen via een Fiori app. Door de duidelijke layout en het vroegtijdige signaal dat er verzoeken klaar staan ter goedkeuring, kan afhandeling snel plaatsvinden. De medewerker dient hierdoor niet nodeloos lang te wachten op goedkeuring.

Het totale beschikbare reisbudget wordt bewaakt vanuit de ‘My Budget’ app. Door kostenelement ‘Reizen’ te kiezen wordt de budgetstand weergegeven.

Purchase orders goedkeuren

Inkoopopdrachten kunnen in SAP gelimiteerd worden op basis van een maximaal bedrag op de inkoopopdracht. De inkoopopdrachten die goedkeuring vereisen worden doorgezet naar de verantwoordelijke manager. Ook deze app is weer ‘responsive’. De app layout plooit zich naar het device waarop de app gebruikt wordt. Het goedkeuren van een inkoopopdracht kan daarmee op elk gewenst plaatsvinden.

Rapportages

Naast workflow-achtige handelingen is er ook doorlopend behoefte aan eenduidige overzichten van budgetten, uitgaves en bezettingsgraden. Rapportages waarin snel duidelijk wordt waar bijsturing nodig is. De ‘My budget’ app kwam al even aan bod. Management rapportages over de actuele stand van uitgaven kunnen in S/4HANA ook met behulp van de Fiori app ‘My Spend’ weergegeven worden. De gewenste verschillende organisatorische groeperingen worden grafisch weergeven als blokken. Met een kleurindicatie wordt bijvoorbeeld een overspend weergegeven.

Deze weergave geeft een snel en duidelijk inzicht in de actuele stand van zaken. De manager krijgt gedetailleerde budget- en uitgave informatie door een blok te selecteren. De weergave kan verder ingedikt worden op een gewenste tijdsperiode zoals een kwartaal, een aantal maanden of een fiscaal jaar.