Ideo logo
MobilitySAM

SAP PM/CS, checklists en de ongemakken van Excel

Veel klanten gebruiken checklists om de inspecties in service- en onderhoudsprocessen te ondersteunen. Bij voorkeur worden deze ook in SAP opgenomen.

Er zijn verschillende manieren om deze inspectielijsten (checklists) onder te brengen in SAP, ieder met zijn eigen voordelen. Maar vaak zit de uitdaging al daarvóór.

Van Excel naar SAP

De afgelopen jaren heeft Ideo bij tal van klanten, in verschillende branches, de service- en onderhoudsprocessen succesvol mobiel gebracht door de inzet van innovatieve mobiele applicaties. Onze ervaring is dat zaken als werkorders, meldingen, functieplaatsen en equipment netjes zijn ondergebracht in SAP PM/CS. Deze gegevens en bijbehorende processen zijn volwassen genoeg om mobiel te brengen. In veel gevallen zijn er ook wel checklists beschikbaar, maar deze zijn niet opgezet in SAP. Hiervoor worden binnen tal van bedrijven nog steeds tools als Microsoft Excel, Word of PDF gebruikt. Dit zorgt ervoor dat de checklists niet zomaar opgenomen kunnen worden in een mobiele applicatie.

Excel als tool voor checklists kan zowel een vloek als een zegen zijn. De flexibiliteit en de oneindige mogelijkheden maken veel mogelijk, maar kunnen ook nadelig werken. Verschillende afdelingen binnen een organisatie kunnen zo eigen formulieren en checklists aanmaken. Ieder proces en ieder equipment kan op deze manier in een eigen opmaak worden gegoten. Excel kent geen enkele beperking als het aankomt op het aanmaken van complexe checklists en formulieren.

Dat brengt ons bij de nadelen. Omdat verschillende afdelingen hun eigen checklists aanmaken, ontbreekt er vaak een vaste structuur. Hoe krijgen we al deze formulieren in SAP? Bij voorkeur zouden we daarvoor immers standaard tabellen en velden gebruiken. Op deze manier kan de data eenvoudiger geanalyseerd worden. Maar met veel verschillende Excel formaten kan het lastig zijn om deze in een standaard structuur te zetten.

De door SAP aanbevolen manier om checklists op te slaan, is in meldingen, meetpunten en/of QM-inspectiepunten. Al deze objecten worden ondersteund in de mobiele app SAM. Het grote voordeel is dat de inspectieresultaten in standaard SAP-transacties verwerkt kunnen worden en dat analyse plaats kan vinden met standaard rapporten.


Afbeelding: Checklijst in de PM melding

Wat kunnen we hieraan doen? Één van de oplossingen zou kunnen zijn om een eigen structuur aan te maken met zogenaamde z-velden. Op deze manier kunnen de checklists op maat worden gemaakt en snel worden aangepast. Dit is flexibel, maar maakt de data-analyse een stuk lastiger.

Een tweede oplossing zou kunnen zijn om de Excel documenten te behouden en deze vervolgens te koppelen aan je werkorders of andere SAP-objecten. Dit is wellicht de snelste oplossing, maar heeft grote nadelen. De data wordt niet gestructureerd opgeslagen en dus is analyse vrijwel onmogelijk. Daarnaast is het vullen van een Excel sheet op een mobiel apparaat niet het meest gebruiksvriendelijk.

Het doel is om hierin een middenweg te vinden voor al je checklists en formulieren. Het kan zijn dat de mogelijkheid om iedere checklist een eigen lay-out te geven moet worden opgegeven, maar dit zal zich uitbetalen. Als deze eerste stap lukt, kun je vervolgens alles onder gaan brengen in meldingen, meetpunten en QM-inspectiepunten.


Afbeelding: Checklist in SAM Smart Asset Management

Wie maakt deze checklists aan?

Laten we aannemen dat je je checklists gaat opstellen met meldingen, catalogi, codegroepen en codes. En laten we daarbij aannemen dat je 500 verschillende equipment types hebt met 10 items per checklist. Tenslotte stellen we dat er drie checklists bestaan per equipment type (wekelijks, maandelijks en jaarlijks). Dit betekent dat je 15.000 items aan moet maken. Bovendien kunnen de antwoorden per check verschillen, wat dit aantal alleen maar groter maakt. Dit is een arbeidsintensieve taak die absoluut meegenomen dient te worden in de projectplanning.

Conclusie

Ons advies:

  • Formeer een sub project om de checklists te uniformiseren
  • Gebruik deze mogelijkheid om de checklistlogica te heroverwegen
  • Zet alle checklists om naar een algemeen formaat
  • Gebruik standaard SAP-objecten om de checklists in onder te brengen (meldingen, meetpunten, QM-inspectiepunten)
  • Neem het aanmaken van de checklists op in de mobiele projectplanning

Met het volgen van deze 5 stappen zal je erin slagen om de checklists in SAP aan te maken en gestructureerd mobiel te brengen met een mobiele oplossing zoals SAM Smart Asset Management.