Ideo logo
Planning

Succesvolle afronding ClickSchedule project – fase 1 bij Vitens WOM N&L

De 1e fase van het project WOM II (WerkOrderManagement) is een feit. Fase 1 van het project betreft een oplossing van SAP CRM met ClickSchedule t.b.v. circa 20 planners, 30 medewerkers binnendienst en 160 monteurs.

Lees in dit artikel hoe Vitens terugkijkt op een succesvolle implementatie, de samenwerking tussen de teams en de betrokkenheid van de medewerkers.

De GO-live

Door: Hester Latenstein van Voorst – Manager Netbeheer & Levering bij Vitens

Woensdag 22 november 2017, Arnhem, een mijlpaal, de afronding & acceptatie van fase 1 van WOM II.
In een zaal in Arnhem zaten aan één bureau minimaal twee collega’s. Er waren veel aanwezigen: monteurs, operationeel planners, tactisch planners, netcoördinatoren, de coördinator Binnendienst Leveren, teammanagers, de product owner, de business change manager, ICT-collega’s en externe ICT-collega’s (Ideo). Kortom van alle teams waren er vertegenwoordigers in die te kleine zaal in Arnhem. Zij waren met elkaar WOM II, ons nieuwe plansysteem (ClickSchedule), aan het testen. En ik mocht aan het eind van de middag aanschuiven om hun bevindingen te horen.

De sfeer is goed, er wordt hard gewerkt, met elkaar overlegd en ook gelachen. Het was nog even spannend of we deze dag wel een GO konden geven, omdat in de ochtend nog een tegenslag te verwerken was. Maar uiteindelijk is dat probleem verholpen en heeft iedereen die aanwezig was bij deze testen positief gereageerd. We kunnen dus door!

Het mooie aan dit positieve besluit is dat dit niet alleen wat zegt over ons nieuwe plansysteem, maar vooral ook over hoe wij in de planketen met elkaar samenwerken over de teams heen.
Ik vind het een prachtig succes wat helemaal past bij ons DNA klantgericht, grensverleggend en fris vakmanschap!

YES, WOM II fase 1 is een feit

Fase 1 voor WOM II omvat het opleveren van een systeem waarmee het planproces en de -keten binnen N&L ondersteund wordt en waarmee inzicht in en overzicht over de planning gecreëerd kan worden.

Na 26 weken, 7 sprints en 6 reviews (demo’s) hebben Eva Breukink & Jan Velgersdijk van N&L op woensdag 22 november jl. een GO gegeven op de eerste fase van WOM N&L II. Het gebouwde digitale planbord, met al zijn functionaliteiten is een feit!

Hiervoor hebben we 3 dagen getest met een team van 12 gebruikers. Deze collega’s hebben tijdens deze 3 dagen het systeem door en door getest. Het testteam was enthousiast, betrokken, energiek, accuraat en scherp. Het bouw- en het testteam konden enorm snel schakelen. Op het moment dat het testteam hun bevindingen en wensen aangaven, kon het bouwteam meteen aan de slag.


En nu…. op naar de volgende fase. Fase 2 die in het teken gaat staan van het tactische en strategische plangedeelte.

Door: Ellen Rothuizen, Procesmanager N&L. Product Owner WOM II

Uitrol nieuw plansysteem – Stap voor stap

De uitrol van het nieuwe plansysteem start op 15 februari 2018 bij het team Achterhoek. Vanaf dat moment volgen we de Tactisch Planner, Operationeel Planner, (Senior) Monteurs, Medewerker Binnendienst Leveren en Netcoördinatoren van het team Achterhoek op de voet. Dit doen we omdat we natuurlijk heel benieuwd zijn naar de reacties en ervaringen. Maar ook omdat de ervaring ons leert dat wanneer we in de praktijk aan de slag gaan met een nieuw systeem, er vaak nog wat kinderziektes zijn en we leren van praktijksituaties. Tijdens de uitrol zorgen we voor korte lijnen, zodat we eventuele problemen snel kunnen oplossen.

Samen met alle betrokkenen maken we op dit moment een roadmap met daarop alle acties en stappen die we moeten zetten om de uitrol voor het team Achterhoek zo soepel mogelijk te laten verlopen. Deze roadmap gaan we zichtbaar ophangen, zodat iedereen kan volgen wat er wanneer gaat gebeuren. Uiteraard evalueren we tussentijds hoe het loopt en of we dingen bij moeten stellen. Met de Tactisch- en Operationeel Planners, Netcoördinatoren en een afvaardiging van de (Senior) Monteurs uit de andere zeven teams, gaan we te zijner tijd per team een roadmap op maat maken.

Als de uitrol bij het team Achterhoek goed verloopt, volgen de teams Veluwe en Twente in de tweede helft van maart. Dan kunnen we ook gaan ervaren hoe het plannen over gebiedsgrenzen gaat. Daarna volgen in principe vier weken later de teams Overijssel en Friesland en nog eens vier weken later de teams Rivieren, Heuvelrug en Utrecht/Almere. We verwachten dat bij alle teams eind mei 2018 gepland worden via het nieuwe (ClickSchedule) plansysteem.

Persoonlijke ervaringen

Wat zeggen onze collega’s over hoe hij of zij WOM II ervaren?

Drie dagen WOM II acceptatietest

“Ik vond het leuke en leerzame dagen, waarin het nieuwe systeem goed getest kon worden. Het planbord ziet er overzichtelijker uit en het automatisch plannen zal zeker gaan helpen om logische routes voor de monteur te bepalen. Voor mij als planner zal het een mooi programma zijn dat de grote lijnen kan uitzetten, maar bij de acute storingen houden we nog zelf de regie. Het is prettig dat we de klant straks meer tegemoet kunnen komen met kortere tijdsvlakken om een afspraak in te plannen.”

“Ik ben benieuwd hoe het nieuwe WOM II straks in de praktijk gaat werken en dan in samenwerking met de verschillende afdelingen binnen Vitens.”

Operationeel planner

Planning

“Afgelopen maanden is er hard gebouwd aan het nieuwe plansysteem (WOM II). Door verschillende sessies bij te wonen hebben we een goed beeld gekregen wat we van het nieuwe plansysteem kunnen verwachten. En eerlijk gezegd is het behoorlijk indrukwekkend. Via dit stuk willen we onze ervaring, beleving en verwachtingen met jullie delen.”

“Wat vinden wij van WOM II?
Het is goed dat we met de tijd meegaan en een modern plansysteem gaan gebruiken. Onze huidige planning gaat op veel punten goed, maar kan slimmer en efficiënter. In WOM II wordt dit goed opgepakt door bijvoorbeeld reistijd tussen klussen te berekenen, waardoor er efficiënter kan worden gepland.”

“Welke verandering ervaren wij?
Door inzet van de automatische planvoorstellen en zuivere normtijden verwachten we beter inzicht te krijgen in de werkdruk van de monteurs. Teveel of te weinig werk wordt beter zichtbaar en daar kan sneller op worden gereageerd.”

“Wat vinden we fijn?
Dat alles wat we tot nu toe hebben gezien er goed uitziet en dat we er samen voor gaan. Dat de acceptatietest goed is verlopen en alle betrokken planners, netcoördinators, monteurs en overige projectleden zeer tevreden waren over de resultaten. Dat we met de tijd meegaan en vooruitkijken. En dat we hierbij gebruik maken van nieuwe processen en technieken, waardoor we ons werk slimmer en efficiënter kunnen uitvoeren.

“Het moge duidelijk zijn dat wij de planning als iets van ons samen zien. Daarom roepen we iedereen op om met elkaar in gesprek te gaan over de planning. Hoe kunnen we dit samen tot een succes maken?! Mede door jouw goede ideeën en feedback wordt de planketen nog mooier, dus grijp je kans en doe actief mee!”

Teammanagers Buitendienst

Ons nieuwe plansysteem WOM II

“Mijn collega en ik mochten een dagje meedraaien om ons nieuwe plansysteem te testen. We werden in een kantoor gestopt samen met Netcoördinatoren, Tactische Planners, Operationele Planners, een aantal ICT-ers en nog wat mensen die het plansysteem mochten testen.”

“We hebben veel orders geplaatst en verwijderd zien worden. We hebben diverse terugmeldingen en vervolgorders mogen maken. En we hebben gezien dat op één bon meerdere monteurs gepland kunnen worden. Kortom niet direct iets nieuws voor ons monteurs in het scherm.”

“Wat is er dan wel anders?
In de monteursplanning wordt er rekening gehouden met reistijden, waarbij je kunt aangeven wanneer er verkeersdrukte wordt verwacht op sommige delen van de geplande route en ook voor welke monteur dit geldt. Ook onze wettelijk verplichte lunch wordt door de computer gepland. De reistijd hoeft zelfs niet meer aangeklikt te worden, maar wordt voorspeld door de computer. Dit is zichtbaar in de ruimte tussen de geplande opdrachten.”

“Wat blijft er hetzelfde?
Leidingen gaan nog steeds lek, er liggen nog steeds veel kabels in de grond, we blijven in een witte bus rijden en we houden nog steeds contact met onze planners. De werkorders blijven we op dezelfde manier afhandelen.”

“Wat plant het systeem?
Onze werkzaamheden worden aan de hand van onze “skills”, normtijden en het opgegeven type werk (onderhoud, storingen, acuut, saneringen, etc.) in onze agenda gezet. Onze planner houdt nog steeds een vinger aan de pols en kan alles wat het systeem plant, “overrulen”.

“Wat hebben we ervaren?
Een leuke dag waarbij we een mooi systeem mochten testen en veel planners eindelijk eens in het echt hebben ontmoet. Mensen die allemaal hetzelfde doel hebben: schoon en helder drinkwater leveren; 24 uur per dag en 7 dagen in de week.”

Monteurs

Meer weten over ClickSchedule Click Field Sevice Edge?