Menu
Logo Ideo

Is het mogelijk om één applicatie met dezelfde functionaliteiten voor de afdeling distributie en de afdeling productie te hebben bij een drinkwaterbedrijf?

Een waterbedrijf kent tal van processen waarin medewerkers buiten het kantoor een registratie moeten doen van hun werkzaamheden of de toestand van assets. Bij veel van deze processen heeft het mobiel kunnen werken een grote toegevoegde waarde. De registratiewerkzaamheden worden door veel verschillende rollen uitgevoerd, zoals procesoperators, onderhoudsmonteurs, distributiemonteurs, inspecteurs en controleurs. De werkomgevingen zijn totaal verschillend voor deze medewerkers, de processen verschillen vaak ook veel van elkaar en de informatie- en registratiebehoefte verschilt ook veel van elkaar. Waar zitten die verschillen nu in en wat maakt een mobiele oplossing tot een succes?

Om te weten wat een mobiele oplossing voor zo’n grote diversiteit aan mensen, rollen en processen tot een succes kan maken, is het belangrijk om je in de doelgroepen te verdiepen. Dat gaat natuurlijk veel verder dan we in dit blog kunnen doen, maar we zullen de highlights kort uiteenzetten om hierin meer inzicht te geven.

Afdelingen

Binnen een waterbedrijf zijn grofweg de volgende afdelingen te onderscheiden die relevant zijn om te noemen:

  • Productie, de afdeling die verantwoordelijk is voor de waterproductiecentra, de locaties waar water gewonnen wordt, gezuiverd wordt aan aangeboden wordt aan de distributieafdeling
  • Distributie, de afdeling die ervoor zorgt dat het water van de waterproductiecentra afgeleverd wordt bij de huizen en bedrijven
  • Klantrelaties, de afdeling die de relaties met klanten behartigt en werkzaamheden uitvoert zoals het opnemen van meterstanden, het vervangen van meters, het uitvoeren van huishoudelijke keuringen en het beheren van incassoactiviteiten
  • Drinkwaterkwaliteit en laboratorium, de afdeling die de drinkwaterkwaliteit constant in de gaten houdt, watermonsters analyseert, controles in het drinkwaternetwerk uitvoert en in Nederland zorgdraagt voor de controles betreffende de drinkwaterwet

Distributiemonteur vs. procesoperator

De verschillen tussen de afdelingen zijn groot. Ik zal de afdelingen productie en distributie als voorbeeld nemen. De distributiemonteur is een medewerker die in de ochtend in zijn bus stapt, soms met een ploeg op pad gaat om bijvoorbeeld een lekkage op te lossen. Hiervoor heeft hij een kraan nodig om een stuk open te graven en de werkelijke oorzaak van het lek te vinden en het lek te dichten. De procesoperator van de afdeling productie heeft veel vaker een vaste locatie of een aantal vast locaties waar hij werkzaam is, namelijk de waterproductiecentra. De procesoperator heeft veel te maken met preventieve werkzaamheden en checklijsten om alle assets op zijn locaties in goede staat te houden. Wanneer hij zijn ronde voor de dag gaat lopen, vinkt hij de uitgevoerde acties af en registreert hij vervolgwerkzaamheden zoals correctieve acties die uitgevoerd dienen te worden om de assets op zijn waterproductiecentra in goede staat te houden.

Doordat de rollen, werkzaamheden, assets en werkomgeving van elkaar verschillen, hebben ze hun eigen informatie- en registratiebehoefte om het werk efficiënt uit te kunnen voeren.

Informatiebehoefte

De verschillen worden nog duidelijker wanneer je gaat kijken naar de informatiebehoefte. De distributiemonteur heeft veel te maken met assets die niet direct zichtbaar zijn, omdat ze onder de grond liggen. Hierdoor is er veel behoefte aan geografische informatie. Waar liggen de leidingen en wat is de huidige schakeling van het netwerk. Voor de meeste processen van een procesoperator is geografische informatie veel minder relevant, omdat de meeste werkzaamheden plaatsvinden op vaste locaties en bovengrondse assets. Hier zijn historische meldingen bij de asset en informatie uit de procesautomatisering van groot belang om de juiste beslissingen te nemen.

Laten we, met dit in gedachten, terugkijken naar de vraag waar ik het artikel mee begon.

Ik ben ervan overtuigd dat de informatie- en registratiebehoefte tussen de afdelingen te groot is om één applicatie aan te bieden aan deze twee gebruikersgroepen. Wanneer je dit toch probeert, zal men zijn eigen werkzaamheden/processen niet herkennen in de applicatie. Of dat je een app hebt met alle toeters en bellen die je kunt verzinnen, maar door de bomen het bos niet meer kunt zien. Er is veel winst te behalen door te bekijken welke informatie- en registratiebehoefte er is voor ieder proces/afdeling. Uiteindelijk zoek je dan een app die past bij deze behoefte of die te configureren is naar deze behoefte. Natuurlijk kan het technisch één en dezelfde applicatie zijn, maar met twee verschillende schermconfiguraties die de afzonderlijke processen beter weergeven.

De applicatie SAM Smart Asset Management is een applicatie die uitstekend te configureren is naar het proces. De komende artikelen/blogs zullen gaan over de templates voor de verschillende rollen binnen een drinkwaterbedrijf.

Opmerking

Er is een gekozen voor een algemene weergave van afdelingen, rollen, taken. Doordat ieder drinkwaterbedrijf anders georganiseerd is, kan bovenstaande weergave per organisatie verschillen. De organisatie kan anders ingedeeld zijn en taken en verantwoordelijkheden kunnen anders belegd zijn.