Dagelijks werken we allemaal met verschillende Microsoft Office applicaties, zoals Microsoft Word en Microsoft Outlook. Hoe makkelijk zou het zijn om deze applicaties te gebruiken bij het maken, onderhouden en versturen van documenten uit SAP? De Document Composer maakt dit mogelijk! Alle activiteiten met betrekking tot het maken, onderhouden en versturen van documenten kunnen met deze oplossing eenvoudig door iedere gebruiker worden uitgevoerd.
De Document Composer is een tweeledige oplossing. Enerzijds voor het maken en onderhouden van templates. Anderzijds voor het genereren van documenten op basis van deze templates. In dit artikel gaan we verder in op beide functionaliteiten.
Een centrale plek voor het maken en onderhouden van document templates
De centrale plek voor het onderhouden van documenten is de ‘Template builder’. Met deze functionaliteit kunnen templates (sjablonen) van documenten (Word of Excel) worden opgesteld. Hier zijn tal van mogelijkheden zoals het onderhouden van huisstijlen, bijlagen, grafische data en herbruikbare tekstelementen. Uiteraard kunnen deze templates in verschillende talen gedefinieerd worden. Met behulp van versiebeheer kunnen in het verleden gemaakte templates worden ingezien.
Door te werken met varianten van templates ben je flexibel bij het aanroepen van documenten. Een voorbeeld hiervan is te zien in afbeelding 1. Het document ‘Controle gasinstallatie’ in regio Noord heeft een andere inhoud dan hetzelfde document in een andere regio. Op basis van de locatie van de gasinstallatie kan automatisch worden bepaald wat de relevante inhoud van het document is voor de betreffende installatie.
Afbeelding 1: Template Builder, de centrale tool voor het onderhouden van document templates
Microsoft Word integratie bij het maken en onderhouden van documenten
Het maken en onderhouden van document templates is eenvoudig door de integratie met Microsoft Word en Excel. Met ‘drag & drop’ kan informatie uit SAP worden gekoppeld aan de Word of Excel templates. Het is mogelijk om bepaalde delen tekst wel of niet te tonen op basis van zelf gedefinieerde regels. Daarnaast kunnen voorzetschermen worden gemaakt voor informatie die niet direct uit SAP komt. Er kan direct worden getest om te kijken of de wijzigingen in het document tot het gewenste resultaat leiden.
Afbeelding 2: Met ‘drag & drop’ eenvoudig SAP-informatie koppelen aan het Word document
Genereren van documenten op basis van templates
In SAP kunnen de documenten op verschillende manieren worden gegenereerd. Eén optie is het genereren van document vanuit een centrale cockpit. In deze cockpit is de status van alle documenten in te zien. Denk hierbij aan documenten die nog niet definitief zijn gemaakt of documenten die in het verleden zijn gemaakt.
Afbeelding 3: Formulier werkplaats, de centrale cockpit om documenten te genereren
Tijdens het genereren van het document zijn er diverse mogelijkheden. Dit zijn onder andere:
- Gebruik maken van een voorzetscherm voor data die niet uit SAP komt (zie afbeelding 4);
- Wijzigingen in het Word document aanbrengen, zoals tekst toevoegen of verwijderen;
- Bijlagen toevoegen aan het document;
- Het document afdrukken;
- Het document per mail versturen op basis van een vooraf gedefinieerd mailsjabloon (zie afbeelding 5);
- Het starten van een workflow (bijv. document bewerken of document goedkeuren).
Afbeelding 4: Het voorzetscherm tijdens het genereren van een document.
Afbeelding 5: Het gegenereerde document per mail versturen
Naast het genereren van documenten vanuit een centrale cockpit, is het ook mogelijk de documenten te genereren vanuit een business object, bijvoorbeeld een SAP Business Partner.
Afbeelding 6: Het genereren van documenten vanuit de SAP Business Partner
Automatische archivering van gegenereerde documenten in Digitale Dossiers
Alle gegenereerde documenten kunnen automatisch worden gearchiveerd in een dossier, zoals het ‘Asset life cycle dossier’. Hierdoor kunnen de documenten eenvoudig worden teruggevonden.
Kortom, alle voordelen van de Document Composer op een rijtje
- Iedereen kan zelf formulieren maken en onderhouden;
- “Drag & drop” om velden uit SAP te koppelen aan Word of Excel templates;
- Output van documenten kunnen tijdens de bouw direct worden getest;
- Flexibiliteit in het maken en genereren van documenten door onder andere Outlook-, archivering- en workflow integratie;
- Volledig geïntegreerd in SAP, waardoor een additionele infrastructuur niet noodzakelijk is.