Inspecties uitvoeren in SAP Service & Asset Manager
12 september, 2023Laatste update: 5 maart, 2025
Uitvoeren van inspecties
Een van de belangrijkste onderwerpen binnen Asset Management is het uitvoeren van inspecties. Inspecties voorkomen dure reparaties door kleine problemen op te sporen. Ze garanderen soepele werking van machines en voorkomen stilstand. Bijna elke faciliteit moet regelmatig inspecties uitvoeren voor de elektrische en mechanische systemen. In een ideale situatie worden inspecties netjes ingepland, tijdig uitgevoerd en gedocumenteerd. Maar de werkelijkheid kan vaak uitdagend zijn. Hier komt de toegevoegde waarde van mobiele oplossingen naar voren, omdat ze inspectieprocessen vereenvoudigen en de documentatie stroomlijnen, waardoor het hele proces efficiënter verloopt.
Inspectierondes in SAP PM
Inspectierondes kunnen in de SAP PM module op meerdere manieren worden doorlopen. Hierbij onderscheiden wij drie klassieke methodes: suboperaties; meetpunten; en massa-inspecties via de objectlijst van een order. Hier voegen we een vierde innovatieve methode aan toe: flexibele smartforms. Deze vier processen worden ondersteund door SAP Service & Asset Manager (SSAM), elk op hun eigen manier met eigen schermen.
Inspectierondes door middel van suboperaties
De eerste manier is een inspectie die plaatsvindt op operaties van een reguliere SAP PM-order. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij een periodiek controle van een installatie, die op een aantal specifieke kenmerken (slijtage, lekkage en oliepijl) gecontroleerd dient te worden.
Om dit periodiek in te richten, is een bekende manier om PO-plannen in te richten met suboperaties en deze plannen periodiek af te roepen. Zo ben je ervan verzekerd dat assets goed onderhouden worden. In dit voorbeeld gebruiken we onderstaande order. Operatie 0010 heeft hier 5 suboperaties.
Belangrijk is de vraag: Hoe ziet dit eruit in SSAM? In de applicatie zie je direct door middel van een icoon dat er suboperaties zijn:
Vervolgens zien we dat de 5 suboperaties uit bovenstaande afbeelding ook zichtbaar zijn in SSAM. Deze kunnen aangeklikt worden en per suboperatie worden teruggemeld. Door een van de suboperaties te selecteren, krijgt de monteur meer informatie over de specifieke stap die hij of zij moet uitvoeren. Daarnaast heeft de monteur ook de mogelijkheid om bijvoorbeeld een notitie toe te voegen op basis van de bevindingen op het equipment, of kan er zelfs een nieuwe melding worden aangemaakt. Zo kan de gebruiker dus stap-voor-stap door de inspectieronde heen.
Inspecties met meetpunten
Een tweede methode is het registreren van metingen op een functieplaats of equipment. Dit kan er in SAP nog wel eens onoverzichtelijk uit zien, met daarbij veel klikwerk. Hierbij wil een monteur snel de actuele meetwaarden aflezen en invoeren. Bijvoorbeeld de waterdruk of tellerstanden.
In SSAM verloopt een dergelijke inspectieronde een stuk prettiger. Als monteur krijg je namelijk exact de informatie te zien die je nodig hebt, in behapbare vorm en op een manier waarbij er snel doorheen gelopen kan worden.
Zowel de notitie en de meetwaarde kunnen op hetzelfde scherm direct ingevuld worden. Hierdoor kost het maar een paar seconden om een meetpunt te doorlopen. Als een meetpunt niet doorlopen hoeft te worden, hoeft slechts het ‘overslaan’ schuifje aangezet te worden. Het meetpunt wordt dan gedeactiveerd voor deze order en resultaten voor dit specifieke meetpunt worden niet naar SAP teruggestuurd.
Massa-inspectie via de objectenlijst
Een derde manier om een inspectieronde te doorlopen is door middel van een massa-inspectie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het 2-wekelijks controleren van alle sprinklers. Dit houdt in dat er meerdere functieplaatsen en equipments op de orders worden gezet. In SAP ziet dit er als volgt uit:
Ook deze methode wordt standaard ondersteund door SSAM. Door een lijst objecten op een orderlijst te zetten, zal de monteur deze objecten stuk voor stuk terugzien in de app.
Onderstaande afbeelding laat de objectenlijst voor de massa inspectie zien. Het is hierbij niet noodzakelijk om elk van de objecten te openen om de massa inspectie te kunnen voltooien, dit kan met 1 klik op de knop via de order. Als er een afwijking wordt geconstateerd, kan de monteur direct een melding aanmaken.
Inspecties met flexibele smartforms
De vierde en laatste methode voor inspecties in SAP. Smartforms bieden een makkelijke manier om zelf inspecties op maat te maken. Je bouwt als het ware een script voor de monteur, waarmee hij stap-voor-stap door de inspectiepunten geloodst wordt. Zo zijn er uitgebreide jaarlijkse inspecties waarbij visuele, veiligheids- en conditiescores gemeten moeten worden. Bovendien wenst de klant daar een pdf-rapport van. Een dergelijke inspectie is uitermate geschikt voor een smartform.
Smartforms maken deel uit van SAP Field Service Management (FSM) en kunnen eenvoudig worden samengesteld met een drag-and-drop interface. Hiermee kunnen afhankelijkheden tussen vragen worden gedefinieerd, en kan worden bepaald of de monteur numerieke input moet opgeven, een bijlage moet toevoegen, of een dropdown moet invullen.
Het planbord van SAP FSM zorgt ervoor dat deze smartforms automatisch worden toegevoegd aan de werkorder, bijvoorbeeld op basis van de ordersoort en het equipment. In SSAM krijgt de monteur de inspectie gepresenteerd en kan hij stap voor stap door de smartform lopen. Het is zelfs mogelijk om het resultaat direct in een pdf te presenteren, wat met de klant gedeeld kan worden.
In het kort is het dus mogelijk om met SSAM verschillende vormen van inspectierondes uit te voeren. Van eenvoudig afvinken tot uitgebreide smartforms. En laten we niet het prettigste van allemaal vergeten: deze functionaliteiten bestaan met je smartphone of tablet in je hand.
Meer weten over het uitvoeren van inspectierondes in SAP?
Heb je vragen over het uitvoeren van inspecties in SAP of over de SAP Service & Asset Manager (SSAM)? Stel je vraag aan onze experts, ze vertellen je er graag meer over!
