Neem contact op
Menu
Home » Kennisbank » Jouw dagelijkse taken nog makkelijker uitvoeren met XFT workflow management

Jouw dagelijkse taken nog makkelijker uitvoeren met XFT workflow management

calendar1 november, 2022calendarLaatste update: 5 maart, 2025

Voor veel activiteiten binnen een organisatie is een goedkeuring noodzakelijk. Denk hierbij aan een binnenkomende factuur die geboekt moet worden, een offerte die vrijgegeven moet worden, of een vertrouwelijk document dat voor versturen goedgekeurd moet worden. Tot grote frustratie gaat er vaak veel tijd verloren bij deze goedkeuringsprocessen. Mensen zijn afwezig of niet goed op te hoogte van de goed te keuren taken. Met workflow management van XFT kunnen goedkeuringsprocessen eenvoudig worden ingericht en afgehandeld. Vanwege de beschikbare Fiori apps is de goedkeuring ook eenvoudig uit te voeren op een mobiele telefoon!

Hoe werkt XFT workflow management

Voor veel documenten, bestanden of SAP objecten (bijv. facturen, bestellingen, onderhoudsorders) is een vrijgave onderdeel van het proces. Hierbij is een goedkeuring vaak benodigd door iemand binnen de organisatie. In veel gevallen weten de werknemers het beste wie iets moet goedkeuren. Daarom is het binnen de workflow management tool van XFT eenvoudig om zelf de goedkeuringsroutes te bepalen en deze op te slaan in eigen templates.

In andere gevallen moet op basis van bepaalde voorwaarden de juiste goedkeurder(s) automatisch worden bepaald. Wil je dat een proces handmatig of automatisch gestart wordt? Dit bepaal je helemaal zelf! Hetzelfde geldt voor de ontvanger van de workflow taak. Dit kan namelijk een individueel persoon zijn, maar ook een groep mensen die bijvoorbeeld op dezelfde afdeling werken.

Wanneer een goedkeuringsproces start krijgt de ontvanger van de workflow een melding dat er een nieuwe taak klaar staat in zijn “inbox”. Dit kan een mailtje zijn, maar ook een melding in de Fiori launchpad. Dankzij de SAPUI5 applicatie kan de workflow taak ook eenvoudig op een mobiele telefoon worden goedgekeurd. Dit versneld het goedkeuringsproces vaak aanzienlijk, omdat werknemers overal en altijd taken kunnen goedkeuren. In de workflow taak is alle relevante informatie inzichtelijk. Denk hierbij aan relevante documenten, opmerkingen en procesinformatie uit SAP.

Een processtroom met sap technology toont een gebruiker die stappen doorloopt via een digitaal dashboard, resulterend in een positieve of negatieve uitkomst. Tekst: "1st step", "2nd step", "3rd step", "XFT Experten für Information", "SAP", "Procesflow SAP workflow management van XFT".

Alle goedkeuringsstappen worden gedocumenteerd in overeenstemming met de wettelijke normen en kunnen te allen tijde worden ingezien. Hierdoor is het eenvoudig in te zien wie wat heeft goedgekeurd en of er nog goedkeuringsprocessen bij iemand openstaan.

Keuze uit verschillende inboxen

Binnen SAP kunnen workflow taken centraal worden afgehandeld met de Fiori applicatie ‘My Inbox’. Ook XFT gerelateerde workflow taken kunnen in deze generieke SAP Inbox terecht komen. Daarnaast is er de mogelijkheid om een XFT proces specifieke inbox te gebruiken. Denk hierbij aan een eigen inbox voor alle goed te keuren facturen. Zowel de generieke inbox, als specifieke inbox, zijn op het gebied van ‘look and feel’ hetzelfde. Het grote verschil is het aantal taken dat in een inbox terecht komt. Het is mogelijk om een combinatie van inboxen te gebruiken, zodat taken vanuit de inbox naar keuze afgehandeld kunnen worden.

Een notificatieblok binnen SAP FSM toont de tekst "My Inbox" en "All Items", vergezeld door een icoon met een vinkje en het getal 37 voor takenbeheer.
Een SAP FSM-gebruikersinterface toont factuurgoedkeuringen en accounttoewijzingen in een overzichtelijk dashboard met takenlijsten aan de linkerzijde en gedetailleerde procesgegevens in het centrale werkgebied voor efficiënt beheer. **Tekst:** Inbox (4) Search Form Compliance Cycle Pieter van Nes 08/10/2022 Edit and Approve Form In Process Onderhoud bottelmachine Pieter van Nes Approval of Process 18: 300,00 Invoice REF89001 from EUR Bram Verhees 09/27/2021 New FI Account Assi... Ready C.E.B. BERLIN REF89001 25.06.2021 Account assignment for 100,00 Process 3: Invoice EUR Pieter van Nes 04/16/2020 New FI Account Assi... In Process Michaela Meier 16042020TEST 16.04.2020 Form Compliance Cycle Pieter van Nes 03/09/2020 Edit and Approve Form Ready Onderhoud bottelmachine Pieter van Nes Approval of Process 18: Invoice REF89001 from Vendor C.E.B. BERLIN ( 0000001000 ) Details Document Attachments Note Overview Work instruction This invoice and its account assignment are to be approved. Please check the correctness of the account assignment details. Cycle attributes Cycle Person Responsible: Bram Verhees ( VERHEESB ) Process Number: 18 Company Code: 1000 Vendor: C.E.B. BERLIN ( 0000001000 ) Reference Document Number: REF89001 Invoice Date: 06/25/2021 Gross Invoice Amount: 300,00 € Process Type: FI Invoice Invoice data Account assignment G/L Acct: 133000 Amount: 306,99 Approve: □ Order: Item: 1 WBS Elem.: G/L Acct: 133000 Quantity: 0,000 Short Text: Other securities Unit: D/C Indic.: Acc.Assign: VERHEESB Amount: 306,99 1st Appr.: VERHEESB TaxC: 2nd Appr.: VERHEESB Cost Ctr: 3rd Appr.: NESP Approve Reject Forward Fetch Information Put Aside Back to Account Assignment Impressie XFT generieke inbox
Een SAP-technologie dashboard toont gedetailleerde factuurgegevens en goedkeuringsstappen voor financieel beheer in een bedrijfsomgeving. Tekst in de afbeelding: Inbox (2) Search Approval of Process 18: Invoice REF89001 from Bram Verhees 09/27/2021 New FI Account Assi... Ready C.E.B. BERLIN REF89001 25.06.2021 300,00 EUR Account assignment for Process 3: Invoice Pieter van Nes 04/16/2020 New FI Account Assi... In Process Michaela Meier 16042020TEST 16.04.2020 100,00 EUR Approval of Process 18: Invoice REF89001 from Vendor C.E.B. BERLIN ( 0000001000 ) Details Document Attachments Note Overview Work instruction This invoice and its account assignment are to be approved. Please check the correctness of the account assignment details. Cycle attributes Cycle Person Responsible: Bram Verhees ( VERHEESB ) Process Number: 18 Company Code: 1000 Vendor: C.E.B. BERLIN ( 0000001000 ) Reference Document Number: REF89001 Invoice Date: 06/25/2021 Gross Invoice Amount: 300,00 € Process Type: FI Invoice Invoice data Account assignment G/L Acct: 133000 Amount: 306,99 Approve: Order: Item: 1 WBS Elem.: G/L Acct: 133000 Quantity: 0,000 Short Text: Other securities Unit: D/C Indic.: Acc.Assign: VERHEESB Amount: 306,99 1st Appr.: VERHEESB TaxC: 2nd Appr.: VERHEESB Cost Ctr: 3rd Appr.: NESP Approve Reject Forward Fetch Information Put Aside Back to Account Assignment Impressie XFT proces specifieke inbox voor factuurverwerking

De voordelen van workflow management met XFT op een rijtje:

  • Maximale flexibiliteit: zowel automatische, als handmatige workflow start en workflow toewijzing;
  • SAP integratie: Alle relevante SAP objecten kunnen worden ondersteund;
  • Totale transparantie: Met uitgebreide zoekfunctionaliteit is het altijd mogelijk om snel een overzicht te krijgen van alle lopende en afgesloten processen;
  • Makkelijke werking: Goedkeuringsprocessen kunnen eenvoudig opgezet/aangepast worden. Hier hoeft geen expert aan te pas te komen;
  • Integratie mobiele apps: Goedkeuring kan eenvoudig plaatsvinden op een mobiele applicatie;
  • Volledige integratie met de verschillende XFT gebaseerde oplossingen, zoals Asset 360 Manager, Invoice Manager en Document Composer.

Meer weten?

Wil je meer weten over XFT oplossingen, of andere oplossingen die je proces ondersteunen? Neem contact met ons op en stel je vraag. Onze mensen helpen je graag verder!