Materials management: vaak onzichtbaar, maar bepalend voor service en onderhoud
Materials management staat zelden bovenaan de agenda als organisaties het hebben over service en onderhoud. Het onderwerp wordt vaak gezien als ondersteunend: iets wat vanzelf wel geregeld wordt zolang het magazijn gevuld is en de logistiek op orde is. Juist omdat materials management zich afspeelt op de achtergrond van dagelijkse werkzaamheden, blijft de impact ervan vaak onder de radar. Pas wanneer het misgaat, wordt zichtbaar hoe groot de afhankelijkheid eigenlijk is.
In dit blog-item lees je hoe materials management doorwerkt in asset- en serviceprocessen, waarom het bepalend is voor de uitvoerbaarheid van onderhoud en service en hoe je in de praktijk extra waarde kunt toevoegen.
Wat is materials management?
In de kern gaat materials management over het verplaatsen van onderdelen. Materialen worden ingekocht bij leveranciers, opgeslagen in magazijnen en vervolgens verplaatst naar de plek waar ze nodig zijn, bijvoorbeeld een productielocatie, infrastructuur zoals een leiding of spoor, of de locatie van een klant.
Omdat materialen voortdurend in beweging zijn, ontstaat er een spanning tussen beschikbaarheid en kosten. Te veel voorraad legt kapitaal vast, terwijl te weinig voorraad het vermogen beperkt om snel te reageren op urgente storingen. In beide gevallen loopt de organisatie financieel risico.
Van logistiek vraagstuk naar operationele impact
Die spanning wordt concreet zodra onderhoud of service moet worden uitgevoerd. Een storing kan pas worden opgelost als het juiste onderdeel beschikbaar is. Preventief onderhoud vraagt om tijdig gereserveerd materiaal en serviceafspraken worden alleen nagekomen als monteurs met de juiste onderdelen op pad gaan.
Toch wordt materials management in veel organisaties nog steeds benaderd als een logistieke randzaak, los van onderhouds- en serviceprocessen. Juist daar ontstaat een kloof tussen wat gepland is en wat in de praktijk uitvoerbaar blijkt.
De verbindende schakel tussen planning en uitvoering
In de dagelijkse praktijk komt materials management samen op het snijvlak van planning en uitvoering. Zonder materialen blijft een onderhoudsplan theoretisch en wordt een serviceplanning kwetsbaar. Juist in de overgang van papier naar praktijk laat materials management zijn werkelijke waarde zien (of juist zijn zwakte).
Als planners geen betrouwbaar beeld hebben van beschikbaarheid, worden werkorders voorbereid op aannames. Wanneer monteurs niet zeker weten of materialen klaarstaan, ontstaan vertragingen nog vóórdat het werk begint. Materials management bepaalt daarmee in grote mate of plannen daadwerkelijk uitvoerbaar zijn.
Vanuit dat perspectief wordt ook duidelijk waarom de rol van materialen binnen onderhoud vaak complexer is dan op het eerste gezicht lijkt en waarom werkvoorbereiding binnen service management zo’n bepalende rol speelt.
Asset management: materialen als onderdeel van assetbetrouwbaarheid
In asset management-contexten speelt materials management een andere rol dan in serviceomgevingen, omdat materialen hier direct gekoppeld zijn aan de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van fysieke assets.
Materialen binnen onderhoud: meer dan reserveonderdelen
Binnen onderhoudsprocessen wordt de rol van materialen vaak verkleind tot reserveonderdelen, terwijl het vraagstuk in werkelijkheid breder is. Bij elke onderhoudsactiviteit speelt de vraag welk onderdeel technisch juist is voor een specifieke asset, of dat onderdeel beschikbaar is op de juiste locatie en wat er met het vervangen onderdeel gebeurt. Wordt het afgevoerd of gerepareerd en hergebruikt?
Daarnaast is het belangrijk dat de administratieve asset-structuur in lijn blijft met de fysieke werkelijkheid. Als die samenhang ontbreekt, wordt onderhoud moeilijk planbaar en neemt de kans op fouten toe. Dat is precies het spanningsveld waar asset-onderhoud en onderhoudsprocessen om draaien.
Asset-gedreven omgevingen: binnen de organisatiegrenzen
Die complexiteit speelt het sterkst in branches waar assets centraal staan, zoals productiebedrijven, procesindustrie, utilities en infrastructuur. Daar blijft materials management grotendeels binnen de eigen organisatie. Materialen bewegen zich van leveranciers naar magazijnen en van daaruit naar productielocaties of onderhoudsteams.
Eén ontbrekend onderdeel kan leiden tot productiestilstand, uitval van infrastructuur of veiligheidsrisico’s. De kosten van stilstand blijken in de praktijk vaak veel hoger dan de kosten van voorraad, maar dat inzicht ontstaat meestal pas wanneer het misgaat.
In deze context draait materials management minder om snelheid en meer om betrouwbaarheid. Het vraagt inzicht in welke onderdelen kritisch zijn, welke levertijden daarbij horen en hoe onderhoudsplannen zich vertalen naar materiaalbehoefte; afwegingen die direct samenhangen met asset-investeringen en de levenscyclusbenadering van assets.
Service management: materialen buiten de organisatie
In service management-contexten verschuift dit beeld. Materialen worden niet langer uitsluitend beheerd binnen de grenzen van de organisatie, maar maken deel uit van een dynamische keten die zich uitstrekt tot op klantlocaties en in het veld.
Als materialen de organisatie verlaten
De complexiteit neemt toe zodra materialen de organisatie verlaten. In service-gedreven omgevingen bevinden materialen zich niet alleen in magazijnen, maar ook in bestelbusjes, regionale depots en op klantlocaties. Materiaal is hier geen statische voorraad meer, maar onderdeel van een dynamische logistieke keten.
Onderdelen moeten vooraf beschikbaar zijn voor specifieke klussen en op het juiste moment bij de juiste monteur of op de juiste locatie terechtkomen. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat bestelbusjes ’s nachts worden bevoorraad met materialen voor de werkzaamheden van de volgende dag. Ontbreekt er iets, dan leidt dat vrijwel altijd tot extra ritten, vertraging of een serviceorder die niet in één keer kan worden afgerond.
Retourstromen en verlies van overzicht
Daar komt bij dat materialen in servicecontexten vaak ook weer terugkomen. Onderdelen blijken ongebruikt, worden vervangen door alternatieven of komen kapot retour, soms met de mogelijkheid tot refurbishment. Dit maakt het proces logistiek aanzienlijk complexer dan dat het op het eerste gezicht lijkt.
Zonder duidelijke afspraken en registratie raakt het overzicht snel verloren. Materialen blijven bijvoorbeeld liggen in bestelbusjes of worden niet correct teruggeboekt. Het gevolg is een groeiende kloof tussen wat administratief op voorraad staat en wat er fysiek beschikbaar is.
Projectomgevingen en tijdelijke logistiek
Naast reguliere onderhouds- en serviceprocessen zijn er ook omgevingen waarin materials management een tijdelijk en projectmatig karakter krijgt. In projectomgevingen, zoals bouw en infrastructuur, worden materialen projectmatig ingekocht, tijdelijk opgeslagen en vaak meerdere keren verplaatst voordat ze daadwerkelijk worden gebruikt.
De uitdaging zit hier minder in het verbruik zelf en meer in transparantie. Waar bevindt materiaal zich op dit moment? Voor welk project is het bedoeld? En wanneer komt het weer vrij? Als dit inzicht ontbreekt ontstaan vertragingen, dubbele bestellingen en ook kunnen er discussies over kosten en verantwoordelijkheid ontstaan.
Registratie als randvoorwaarde voor grip
Wat al deze situaties gemeen hebben, is dat grip staat of valt met registratie. Materialen worden vooraf gereserveerd, maar tijdens de uitvoering blijkt niet altijd alles nodig. Wat daadwerkelijk gebruikt is, wat retour komt en wat defect raakt, moet gemakkelijk en meteen vastgelegd kunnen worden.
Zeker bij (monteurs)teams die onderweg zijn is laagdrempelige registratie essentieel om te voorkomen dat de administratie achterloopt op de werkelijkheid. Alleen dan blijft voorraadinformatie betrouwbaar en kunnen planning en nieuwe bestellingen gebaseerd worden op actuele gegevens in SAP.
Het magazijn als fundament van de keten
Die registratie en grip komen uiteindelijk samen op één plek: het magazijn. Ontvangsten, reserveringen, uitgiftes, interne verplaatsingen en tellingen zijn de basis waarop onderhoud en service vertrouwen. Als hier onnauwkeurigheden ontstaan, werkt dat door in de hele keten. Denk aan planners die grip verliezen of monteurs die materialen missen, waardoor correcties pas achteraf en handmatig uitgevoerd worden. Een betrouwbaar magazijnproces is daarmee geen operationele luxe, maar een randvoorwaarde voor stabiele onderhouds- en serviceprocessen.
Praktijkvoorbeeld: grip op magazijnprocessen in de dagelijkse uitvoering
Dat dit geen theoretisch vraagstuk is, blijkt ook uit de praktijk. Bij onze klant Ardagh Group worden reserveonderdelen in het magazijn gerepareerd en opnieuw beschikbaar gesteld. Cruciaal daarbij is dat deze onderdelen direct uit het materiaal worden geboekt en administratief worden vastgelegd, zodat de voorraad betrouwbaar blijft en hergebruik inzichtelijk is.
In plaats van achteraf administratie bij te werken achter een vaste werkplek, registreren magazijnmedewerkers hun handelingen direct tijdens het werk. Met mobiele ondersteuning, zoals de Inventory Clerk-functionaliteit binnen SAP, kunnen zij met een handscanner materialen boeken op het moment dat ze worden gerepareerd of uitgegeven. Zo sluiten fysieke werkzaamheden en administratieve vastlegging beter op elkaar aan en blijft grip op de keten behouden.
Extra waarde tijdens servicebezoeken
Als materialen op het juiste moment beschikbaar zijn, verandert ook de rol van het servicebezoek. Een monteur komt niet alleen om een storing te verhelpen, maar ziet ter plekke vaak mogelijkheden om aanvullende waarde te leveren. Denk aan onderdelen die preventief vervangen kunnen worden of accessoires die slijtage verminderen.
Die mogelijkheid bestaat alleen als het materiaal daadwerkelijk beschikbaar is. Zonder het juiste materiaal blijft zo’n kans onbenut, ongeacht hoe goed het gesprek met de klant verloopt. Goede materials-managementprocessen maken die extra waarde mogelijk zonder dat het serviceproces daar complexer van wordt.
Conclusie: waarom dit onderwerp structureel aandacht verdient
De voorbeelden in dit artikel laten zien dat materials management een grote invloed heeft op de dagelijkse uitvoering van onderhoud, service en projecten. Het bepaalt of werkzaamheden in één keer goed kunnen worden uitgevoerd en of organisaties grip houden op kosten en risico’s.
Organisaties die materials management niet los benaderen, maar in samenhang met hun operatie inrichten, creëren rust in de uitvoering. Ze plannen realistischer en voorkomen verstoringen. Dit leidt tot meer stabiele onderhouds- en serviceprocessen waaraan je dus zelfs extra waarde kunt toevoegen.
In gesprek over service & asset management
Als specialist in service- en asset management zijn wij regelmatig betrokken bij dit soort vraagstukken. Soms gaat het over de rol van materials management in onderhoud, soms over de uitvoerbaarheid van serviceprocessen en in andere gevallen over de manier waarop organisaties grip houden op hun keten.
Afhankelijk van de context komen daarbij onderwerpen aan bod zoals mobiele ondersteuning voor monteurs of magazijnmedewerkers binnen SAP, waaronder de SAP Service and Asset Manager (SSAM) en de Inventory Clerk-functionaliteit.
Wil je meer weten? Neem contact op met onze mensen. Zij zijn je graag van dienst.
