Verscherp je onderhoudsproces met het 9-fasenmodel
Het 9-fasenmodel
Veel organisaties waarvoor wij werken, hanteren in de basis vergelijkbare service- en onderhoudsprocessen in SAP. Vaak begint dit met het aanmaken van meldingen en orders, waarna de order wordt vrijgegeven en uiteindelijk afgesloten. In de praktijk zijn deze processen meestal complexer, maar vaak werden alleen maar gebruikers-statussen toegepast, bijvoorbeeld om aan te geven of een order uitgevoerd kan worden en of er bijzonderheden zijn.
SAP zelf merkte dit ook op. Daarom rolt SAP sinds 2021 het zogeheten Phase Model uit: een vernieuwende kijk op de gemiddelde onderhoudsopdracht. Deze relatief nieuwe SAP-functionaliteit leent zich uitstekend voor het opzetten van een duidelijk en concreet onderhouds- of serviceproces binnen je organisatie.
Voor meldingen en orders die volgens dit proces worden afgehandeld, zijn maximaal negen fasen beschikbaar.
Hoe werkt het 9-fasenmodel?
Het model bestaat uit maximaal negen fasen die een onderhoudsopdracht achtereenvolgens doorloopt. Zo is altijd duidelijk in welke fase een opdracht zich bevindt. Daarnaast bestaan er subfasen, bijvoorbeeld bij het aanbieden van een opdracht aan de volgende fase.
Dit principe zal veel gebruikers bekend voorkomen, omdat vergelijkbare workflows ook in andere onderdelen van het SAP-landschap worden toegepast.
De negen fasen zien er zo uit:
1. Initiële fase
In deze fase wordt het onderhoudsverzoek aangemaakt en worden belangrijke gegevens ingevuld. Dit kan handmatig, maar de prioriteit kan ook dynamisch worden berekend via ‘event prioritization’, waarbij risico’s automatisch worden ingeschat. Na het invullen van de basisinformatie wordt het verzoek doorgestuurd naar de volgende fase.
2. Screeningsfase
De teamleider beoordeelt de ingediende verzoeken en kan deze goedkeuren of afwijzen als de informatie onvolledig of onjuist is.
3. Planningsfase
De werkvoorbereiding stelt een PM-order op, inventariseert benodigdheden en bepaalt de gewenste uitvoeringsdatum.
4. Goedkeuringsfase
Hier wordt gecontroleerd of de order klaar is voor uitvoering. Per procesflow kan worden ingesteld welke goedkeuringsstappen nodig zijn, afhankelijk van het type werkzaamheden.
5. Voorbereidingsfase
De planner organiseert de workload en controleert of materialen, diensten en personeel beschikbaar zijn. Orders kunnen aan een specifieke datum worden gekoppeld.
6. Toewijzingsfase
De order wordt ingepland en toegewezen aan een uitvoerder. Plannen is mogelijk op order-, operatie- en suboperatieniveau. On-premise kun je gebruikmaken van de standaard functionaliteiten; voor de cloudvariant zijn er extra hulpmiddelen beschikbaar.
7. Uitvoerfase
De monteur ontvangt de toegewezen orders en voert het werk uit.
8. Controlefase
De monteur rondt de administratieve afhandelingen af. Denk aan het documenteren van oorzaken en het registreren van uren en uitgevoerde werkzaamheden. Vervolgens wordt de order ter beoordeling aangeboden. De teamleider beoordeelt de gegevens en zet de order door naar de afsluitfase.
9. Afsluitfase
Na goedkeuring kan de order worden afgesloten. Eventuele openstaande inkooporders of facturen worden bijgewerkt en financiële afronding vindt plaats. Daarna kan de order worden gearchiveerd.
Configuratie voor het 9-fasenmodel
Niet elke order of melding doorloopt alle 9 fases. Het model biedt mogelijkheden om stappen op basis van order- en meldingstype te beperken, terwijl het proces in de kern aansluit bij de best practice. Zo kun je als organisatie flexibiliteit ervaren en toch profiteren van een bewezen werkwijze.
Status en uitrol
Aanvankelijk was het Phase Model alleen beschikbaar in S/4HANA Cloud, maar inmiddels bestaat er ook een variant voor nieuwere on-premise systemen. In S/4 Cloud zijn bovendien aanvullende applicaties beschikbaar die naadloos integreren met het model en de gebruiksvriendelijkheid vergroten.
Wil je meer weten over model in de praktijk?
Wil je meer weten over het 9-fasenmodel of het model graag in actie zien? Neem contact op met onze mensen, wij vertellen je er graag meer over.
