XFT Expense-app: Automatiseer je declaratieproces gemakkelijk
Geschreven door Bram Verhees
Een zakelijk etentje, reiskosten, studiekosten of een hotelovernachting: het indienen van declaraties zou voor werknemers een gemakkelijk proces moeten zijn zonder administratieve rompslomp. Dat betekent dat je declaraties liefst via een mobiel device moet kunnen indienen en ook moeten ze snel en zorgvuldig verwerkt worden.
Met de XFT Expense-app, die je inzet in combinatie met de XFT Invoice Manager, automatiseer je het volledige declaratieproces van indienen tot betaling. In dit blog-item lichten we de voordelen van de XTF Expense-app toe.
Wat zijn de voordelen van de XFT Expense app?
Integratie factuurverwerking in SAP en geautomatiseerd boekingsproces
De XFT Expense-app beschikt over een volledige integratie met SAP door factuurverwerking via de XFT Invoice Manager. Daardoor is een declaratie meteen onderdeel van het geautomatiseerde factuurverwerkingsproces.
Door de app kunnen werknemers declaraties makkelijker indienen, maar het heeft ook voordelen voor de crediteurenafdeling en de leidinggevende. De crediteurenafdeling heeft op deze manier namelijk niet langer een actieve rol binnen het proces, maar alleen nog een controlerende. Een leidinggevende daarentegen, kan een declaratie vanuit de app meteen beoordelen. De declaratie wordt vervolgens eerst automatisch geboekt en daarna klaargezet voor betaling.
Snel en eenvoudig, zowel via desktop als een mobiel device
Je kunt de app openen op een desktop of mobiel device. Op basis van de eindgebruiker kunnen bepaalde gegevens al voorgedefinieerd worden. Zo wordt de juiste “company code” automatisch toegewezen via de gebruiker in SAP. Vervolgens voeg je via drag & drop gemakkelijk de benodigde documentatie toe aan de declaratie. Dat kan al door gewoon een foto te maken van de bon, factuur of betaalbewijs. Vervolgens hoef je alleen nog maar de belangrijkste gegevens aan te vullen. De werknemer kan eventueel ook verschillende declaraties bundelen onder één declaratie. Zo kun je bijvoorbeeld één declaratie indienen voor een zakenreis met daarin een toespitsing voor alle gemaakte kosten.
Altijd realtime inzicht in ingediende declaraties
“Wat is de status van mijn declaratie?” Het is een veelgestelde vraag aan de crediteurenafdeling. Het is vanzelfsprekend dat werknemers behoefte hebben aan inzicht in de status van ingediende declaraties, maar voor de crediteurenafdeling is het een belastende en tijdrovende taak. In de XFT Expense-app kan de werknemer meteen de status van declaraties bekijken. Zowel de status van de goedkeuring als die van de boeking en uitbetaling zijn inzichtelijk. Als een declaratie wordt afgewezen kan de werknemer meteen de reden van afwijzing terugzien. Daarnaast biedt het declaratie-overzicht ook de mogelijkheid om een oude declaratie te kopiëren. Je kunt de declaratie vervolgens gemakkelijk aanpassen en opnieuw indienen.
Wil je meer weten over de XTF Expense-app?
Wil je meer weten over de XFT Expense-app of over de de geautomatiseerde factuurverwerking via XFT Invoice Management? Neem contact op met onze mensen. Zij helpen je graag verder.