Grip op assetdocumentatie en -informatie: de sleutel tot efficiënter onderhoud
Toegang tot betrouwbare en actuele informatie over assets is voor service & asset management-organisaties een kritieke factor voor succes. Denk aan technische handleidingen, onderhoudshistorieken, certificaten of werkvoorschriften. Ieder document draagt bij aan de veiligheid, efficiëntie en compliance van werkzaamheden. Toch worstelen organisaties vaak met de vragen: “Waar staat dat ene document?” of “Is dit wel de meest actuele versie?” Deze uitdagingen worden nog groter door versnipperde systemen, handmatige processen en een gebrek aan integratie tussen verschillende platformen.
Het resultaat? Medewerkers verliezen kostbare tijd met zoeken naar informatie, er sluipen fouten in processen door verouderde gegevens en organisaties lopen onnodige risico’s op het gebied van compliance en veiligheid. Dit leidt niet alleen tot inefficiënties, maar ook tot frustratie bij teams die dagelijks afhankelijk zijn van duidelijke en toegankelijke informatie.
In dit blog-item bekijken we de grootste uitdagingen van service & asset management-organisaties en ook beschrijven we welke oplossingen wij vanuit onze ervaring zouden aanraden.
Herken je deze problemen binnen jouw organisatie? Dan ben je niet de enige. Veel organisaties ontdekken pas na incidenten of inefficiënties hoe groot de impact van slechte documentatie en informatiebeheer is. Denk aan een monteur die een defect niet tijdig kan repareren omdat hij niet de juiste handleiding heeft of een onderhoudsteam dat stilvalt omdat cruciale informatie niet beschikbaar is. Deze situaties vertragen processen niet alleen, maar hebben ook een negatieve invloed op klanttevredenheid, winstgevendheid en concurrentiepositie.
Uitdagingen van service & asset management-organisaties
Over het algemeen zien wij dat service & asset management-organisaties met de volgende uitdagingen worstelen:
Versnipperde informatie
Documentatie is vaak verspreid over verschillende systemen, netwerkschijven of zelfs fysieke archieven. Dit maakt het lastig om snel de juiste informatie te vinden. Een goed praktijkvoorbeeld hiervan is dat we regelmatig zien dat documenten, zoals werkinstructies, door verschillende personen op verschillende locaties worden opgeslagen. Hierdoor is het onduidelijk wat de actuele versie is, wat tot fouten kan leiden tijdens het uitvoeren van werkzaamheden.
Beperkte toegankelijkheid
Medewerkers op locatie hebben niet altijd toegang tot actuele documenten of procesinformatie, wat kan leiden tot fouten of vertragingen in het werk. Dit kan de uitvoering van cruciale taken vertragen en de kwaliteit van het werk ondermijnen.
Verouderde gegevens
Het bijwerken van documenten gebeurt niet altijd consistent of geüpdatete documenten zijn niet direct beschikbaar, waardoor er risico’s ontstaan door het gebruik van achterhaalde informatie. Dit kan leiden tot dure fouten en onnodige herstellingen.
Onvoldoende integratie
Veel gebruikte systemen communiceren niet goed met elkaar, wat betekent dat gebruikers handmatig informatie moeten overdragen: een foutgevoelig en tijdrovend proces. Deze inefficiënties stapelen zich op en belemmeren productiviteit.
Compliance-risico’s
In sectoren met strenge regelgeving kan het niet goed beheren van documentatie leiden tot boetes of juridische gevolgen. Dit maakt een consistent en betrouwbaar beheer van informatie essentieel voor risicobeheersing.
Mogelijke oplossingen voor document-uitdagingen
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden zijn er moderne oplossingen die fundamenteel bijdragen aan verandering. Hieronder lichten we de oplossingen toe waar wij ervaring mee hebben:
SAP Document Management System (DMS) (in BTP)
De voordelen van deze oplossing zijn:
- Geïntegreerd beheer: Met SAP DMS kunnen bedrijven al hun assetgerelateerde documenten centraal beheren. Dit voorkomt versnippering en leidt ertoe dat de meest actuele versies altijd beschikbaar zijn vanuit de assetprocessen. Eén van de nieuwste ontwikkelingen is SAP Harmonized Documents.
Deze oplossing helpt bij het standaardiseren en centraliseren van documentbeheerprocessen, waardoor het gemakkelijker wordt om documenten te vinden, te delen en te beheren. SAP Harmonized Documents biedt een uniform overzicht en een fijne gebruikerservaring rondom documenten, ongeacht hoe deze opgeslagen zijn in SAP.
- Full tekst search: Dankzij geavanceerde zoekfunctionaliteiten kunnen medewerkers snel de benodigde informatie vinden, ongeacht waar deze zich in het systeem bevindt.
- Cloud-mogelijkheden: Het SAP Business Technology Platform (BTP) biedt veilige en schaalbare cloud-opties, wat de toegankelijkheid van documenten verbetert, vooral voor medewerkers die op locatie werken.
- Inzetten van AI met Document Extraction: Een andere ontwikkeling binnen SAP BTP is de inzet van geavanceerde document extraction-technologie, waarmee organisaties automatisch relevante gegevens uit documenten kunnen halen en verwerken door gebruik te maken van AI (Artificial Intelligence). Hiermee kunnen werkbonnen bijvoorbeeld automatisch uitgelezen worden en opgeslagen worden bij de juiste werkorder. Het verwerken van documenten wordt hierdoor geautomatiseerd waardoor je medewerkers zich kunnen richten op hun kerntaken.
Asset 360 Manager
De voordelen van de Asset 360 Manager zijn:
- Holistische benadering: Deze oplossing biedt een totaaloverzicht van assets, onderhoudsactiviteiten en procesinformatie, inclusief gerelateerde documenten.
- Realtime updates: Door integratie met onderhoudsprocessen en andere (externe) systemen kunnen gebruikers altijd vertrouwen op actuele informatie.
- Verbeterde samenwerking: De Asset 360 Manager maakt het mogelijk om alle betrokkenen, van onderhoudsteams tot compliance managers, gemakkelijk toegang te geven tot de informatie die zij nodig hebben.
SAP BNAC (Business Network Asset Collaboration):
De voordelen van SAP BNAC zijn:
- Betere samenwerking: SAP BNAC faciliteert efficiënte samenwerking tussen bedrijven en hun leveranciers, klanten en andere stakeholders door een gedeeld platform voor asset informatie.
- Realtime zichtbaarheid: Met SAP BNAC kunnen alle betrokken partijen actuele gegevens inzien en updates delen, wat communicatieproblemen en vertragingen voorkomt.
- Geïntegreerde workflows: De oplossing maakt het eenvoudiger om processen te stroomlijnen door workflows te delen en te automatiseren over organisatiegrenzen heen.
Randvoorwaarden: medewerkers trainen en de bredere keten betrekken
Als je goed asset- & documentbeheer uit wilt laten voeren door medewerkers zelf, is het wat ons betreft belangrijk ondersteuning te bieden door training en bewustwording. Daarnaast is het cruciaal om niet alleen naar interne processen te kijken, maar ook naar de bredere keten. Naar onze mening ligt de kracht in samenwerking met leveranciers, klanten en partners binnen een gedeeld ecosysteem. Dit legt de basis voor toekomstbestendig assetmanagement waarin informatie niet alleen wordt beheerd, maar ook optimaal wordt benut.
Conclusie: geen luxe, maar voorwaarde
Voor service- en onderhoudsbedrijven is het beheren van assetgerelateerde documenten en procesinformatie een voortdurende uitdaging. Versnipperde informatie, beperkte toegankelijkheid en compliance risico’s vragen om innovatieve oplossingen als SAP DMS (met BTP en full-text search), Asset 360 Manager en SAP BNAC. Deze oplossingen hebben zich in ons werkveld ruimschoots bewezen. Het gaat daarbij, in tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, niet altijd om veelomvattende licentieproducten of grootschalige implementaties. SAP DMS bijvoorbeeld is vaak al aanwezig en met wat slimme acties kan er snel waarde toegevoegd worden aan jouw business. De oplossingen zijn vaak een verrijking voor SAP Plant Maintenance (SAP PM) en bijbehorende mobiele applicaties.
Grip op assetdocumentatie en -informatie is dus geen luxe, maar een essentiële voorwaarde voor efficiënt onderhoud. Organisaties die nu investeren in de juiste technologie én sterke documenten- en assetoplossingen, creëren niet alleen een efficiëntere werkomgeving, maar versterken ook hun concurrentiepositie in een steeds meer dynamische markt.
Wil je meer weten over document-oplossingen?
Wil je meer weten over oplossingen voor jouw document-uitdagingen? Neem vrijblijvend contact op met onze mensen, zij zijn je graag van dienst.
