SPIE versnelt SAP-ontwikkeling en verbetert grip met Fiori-apps op maat
Over SPIE
SPIE is de grootste multitechnische dienstverlener van Nederland. De organisatie is onderdeel van het Franse SPIE Group, dat in Europa actief is met meer dan 55.000 medewerkers. SPIE Building Solutions, een divisie met zo’n 2.500 medewerkers, richt zich op installaties en onderhoud van gebouwen.
Binnen SPIE Building Solutions is het applicatiebeheer verdeeld over twee teams: één team richt zich op softwareontwikkeling en integraties, terwijl het SAP-beheer in handen is van het team van Giel Peeters, dat bestaat uit zeven collega’s.
Een interview met Giel Peeters, IT Team Lead:
Specialisme inhuren met visie
SPIE kiest bewust voor een partnerstrategie per expertisegebied. Giel: “We huren niet gigantisch veel in, maar wel slim: precies waar het waarde toevoegt.” Sinds 2011 werkt SPIE samen met Ideo. De samenwerking begon met het verfijnen van de SAP Plant Maintenance– en Customer Service-module. Sindsdien heeft Ideo zich telkens opnieuw bewezen als partner voor service & onderhoudsprocessen in SAP. Volgens Giel is dat geen toeval: “We hebben meerdere partijen ingezet, ook op Fiori, maar telkens bleek Ideo toch de beste match. Niet alleen inhoudelijk, maar ook qua mentaliteit. Pragmatisch, eerlijk en prettig om mee te werken.”
Flexibel georganiseerde samenwerking
De samenwerking is flexibel georganiseerd, afgestemd op het type ondersteuning dat nodig is. Voor Fiori-ontwikkeling werkt SPIE met een vast wekelijks moment: “We hebben één dag per week met Sander van Ideo afgesproken. Zo bouwen we structureel voort en houden we continuïteit in het ontwikkelproces,” legt Giel uit. Voor andere opdrachten, zoals functionele ondersteuning of ABAP-ontwikkeling, wordt gewerkt op basis van inschattingen en nacalculatie: “We maken dan een order voor een aantal dagen en bepalen samen wie wat doet. Of het nu remote gebeurt of op locatie; dat stemmen we praktisch af. Wat werkt, dat doen we.”
Praktische Fiori-apps: van inzichten tot actie
Waar voorheen slechts 300 van de 2.500 medewerkers direct met SAP werkten, maakt SPIE nu gebruik van tientallen Fiori-apps (“tegels”) om SAP toegankelijk, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk te maken. “SAP was te complex en daarom bouwden we allerlei externe applicaties, maar met Fiori konden we SAP echt bruikbaar maken voor een bredere gebruikersgroep”, vertelt Giel.
Samen met Ideo ontwikkelde SPIE een grote verscheidenheid aan Fiori-apps, verdeeld over verschillende functieniveaus en afdelingen. Veel apps zijn gericht op monitoring, processturing en efficiëntie. Zo ontwikkelde SPIE real-time monitoring-tegels voor bijvoorbeeld openstaande contractissues, ontbrekende partnerrollen of medewerkers die nog in SAP staan terwijl ze uit dienst zijn. Giel laat het dashboard zien en licht toe: “Wat eerst uren Excel-werk was, gebeurt nu in één klik. Alles is real-time en overzichtelijk. Het is intern bijna ‘gamification’ geworden om de tegels op 0 te krijgen.”
Ook op financieel vlak is er veel ontwikkeld, zoals dashboards over omzet, orderintake en IR-gap per klant: “We gebruiken een centrale grafische bibliotheek die zorgt voor uniforme kleuren, opmaak en filters. Dat scheelt enorm in beheer: als er iets aangepast moet worden, doen we dat op één plek.”
Een ander sterk voorbeeld is de zelfplanningsapp voor monteurs, waarbij werkorders via een Fiori-app zonder tussenkomst van een planner kunnen worden toegewezen. Giel: “Die behoefte kwam direct uit de monteurs zelf en dat werkt uitstekend. We rollen dit nu uit naar meer teams.”
Facturen en documentstromen efficiënter en transparanter
Ook administratieve processen zoals factuurbeheer en documentstromen zijn vereenvoudigd met behulp van Fiori. Zo kunnen gebruikers inkoop- en verkoopfacturen nu direct inzien, downloaden en filteren op leverancier, periode of status. “Het klinkt simpel, maar standaard SAP voorziet hier niet in en dit zijn zelfs onze meest gebruikte apps,” legt Giel uit.
Daarnaast werd voor het goedkeuren van facturatietermijnen een Fiori-app ontwikkeld, waarmee projectleiders via een digitale flow akkoord geven, inclusief bijlagen. Giel: “Eerst verliep dit via e-mails en losse bijlages, maar nu is dit geborgd en gedocumenteerd. Ook op het gebied van certificaatbeheer en compliancy speelt SAP DMS, met ondersteuning van Ideo, een steeds grotere rol.”
Samenwerking IT en business
De apps worden in nauwe samenwerking met de business ontwikkeld. Giel: “Elke regio heeft businessanalisten als klankbord, maar goede ideeën komen net zo goed van monteurs of teamleiders. We werken heel direct samen. Onze IT-afdeling is laagdrempelig, betrokken en zichtbaar. Zonder deze apps zouden we veel meer mensen nodig hebben om alles draaiende te houden.”
Interne impact: tijdwinst, samenwerking en sterke IT-positie
De impact van de samenwerking is voelbaar in alle lagen van de organisatie. “We besparen veel tijd en hebben grip op onze processen. Alles is real-time. Vroeger doken we soms weken te laat op fouten of ontbrekende data. Nu corrigeren we direct en dit scheelt veel correctiewerk en frustratie”, licht Giel toe.
Daarnaast sluit de manier van werken naadloos aan bij de aanpak van SPIE. Giel: “Ideo denkt pragmatisch. Ze hebben een duidelijk idee van wat werkt in de praktijk, zonder zaken onnodig complex te maken. En het zijn gewoon prettige mensen om mee samen te werken. Ze nemen geen blad voor de mond als iets niet kan, maar denken altijd oplossingsgericht mee. Dat waarderen we enorm.” Hij benadrukt dat Ideo altijd realistische inschattingen doet als het gaat om offertes en nooit te laag inzet.
Die vertrouwensband is opgebouwd over jaren, maar wordt telkens opnieuw bevestigd in de dagelijkse samenwerking. “We weten gewoon wat we aan elkaar hebben. Dat maakt de samenwerking niet alleen efficiënter, maar ook plezierig”, vertelt Giel.
Toekomstplannen: Clean Core en BTP
In 2019 migreerde SPIE succesvol van ECC naar S/4HANA. De upgrade naar de nieuwste release van S/4HANA in 2023 werd mede uitgevoerd door Jacco van Ideo. “We houden ons systeem bewust zo schoon mogelijk, maar we zijn nu aan het oriënteren op SAP RISE en private cloud”, vertelt Giel.
De komende jaren wil SPIE verder richting een Clean Core-architectuur en ook wil de organisatie verkennen wat SAP BTP kan betekenen voor uitbreiding, integratie en flexibilisering. BTP is nu vooral nog een ontwikkelplatform, want de apps worden ontwikkeld met SAP Business Application Studio (BAS) op SAP BTP.
Giel sluit af: “We kijken naar bredere inzet van BTP, maar het is complex: een snoepwinkel waar je niet zomaar weet waar je moet beginnen. Het zou zomaar kunnen dat Ideo in de toekomst een nog grotere rol gaat spelen, want de samenwerking bevalt uitstekend.”
Facts
Klant: SPIE
Branche: Bouw & Infra
Service: Team as a Service
Producten:
SAP Business Technology Platform (SAP BTP)
SAP Fiori
