Master Data Management: de sleutel tot controle, continuïteit en innovatie
Master Data Management raakt veel meer dan alleen data. Het is een strategisch thema dat processen, systemen en rollen verbindt, van assetbeheer tot IT en klantgerichte service. Op deze pagina lichten we de basis toe: wat is MDM, waarom is het zo belangrijk en hoe bouw je het als organisatie structureel op?
We kijken daarbij vanuit drie perspectieven: de Asset Manager, de Service Manager en de IT-manager. In vervolgartikelen duiken we dieper in de specifieke aanpak per domein, te beginnen bij Asset Management, waar de praktijk al jaren vooruitloopt op het MDM-denken.
Wat is Master Data Management?
Master Data Management (MDM) is een gestructureerde aanpak voor het beheren van essentiële data binnen een organisatie. In het bijzonder richt MDM zich op de data rondom assets, denk aan technische kenmerken, locaties, onderhoudsinformatie en levenscyclusstatus. Organisaties die kiezen voor centraal databeheer zien dat ze beter in staat zijn om hun assetstrategie te bepalen en om innovatieve oplossingen succesvol te benutten. Uniformiteit van data en inzicht in de actuele staat van assets vormen hierbij de basis.
Belangrijke onderdelen van MDM zijn:
- Assetregistratie: het eenduidig en gestructureerd vastleggen van alle relevante assetdata;
- Databeheerregels: definities en validaties waaraan data moet voldoen bij invoer en controle;
- Monitoring en beheer: het continu bewaken, opschonen en verbeteren van datakwaliteit in gekoppelde systemen;
- Lifecycle management: controle over de gehele levenscyclus van assets, van aanmaak tot uitfasering.
Een goed ingericht MDM-proces biedt organisaties tastbare voordelen.
Wat zijn de voordelen van een goed Master Data Management-proces?
Als je je MDM-proces goed inricht, profiteer je van verschillende voordelen:
Verbeterde onderhoudsstrategie
Betere datakwaliteit leidt tot betrouwbaarder inzicht in de actuele staat van assets, waardoor onderhoud data-gestuurd, voorspelbaar en kosten-efficiënt kan worden ingericht.
Consistentie binnen de organisatie
Een uniforme werkwijze in databeheer voorkomt misinterpretaties en zorgt dat iedereen met dezelfde informatie werkt, van technici tot strategisch management.
Voldoen aan regelgeving en normen
Door het beheersen van kritieke data binnen één centrale structuur wordt de kans op fouten en niet-conformiteit met wet- en regelgeving aanzienlijk verkleind.
Wat doet MDM-tooling concreet?
Een goed master data management systeem combineert:
- Bedrijfsregels voor validatie: automatische controle op alle aangemaakte of gewijzigde data;
- Workflowondersteuning: rollen voor invoer, goedkeuring en specialistische controle, waardoor het vier-ogenprincipe gewaarborgd blijft.
Deze componenten zorgen samen voor een duidelijke toename in datakwaliteit, foutreductie en optimalisatie van onderhoudsprocessen.
Master Data Management vanuit drie perspectieven
MDM raakt meerdere domeinen in de organisatie. Elk domein kijkt met een eigen bril naar het belang van datakwaliteit, processen en technologie. We lichten de drie meest relevante perspectieven uit:
De Asset Manager: strategisch sturen op betrouwbare data
De Asset Manager werkt dagelijks met een groeiende hoeveelheid data: technische specificaties, storingsmeldingen, onderhoudshistorie, locatiegegevens en meer. Die informatie is waardevol, maar alleen als het klopt. Slechte of verouderde data leidt tot inefficiënt onderhoud, onnodige kosten of risico’s in veiligheid en compliance. Ook innovatieve toepassingen zoals AI of voorspellend onderhoud leveren onvoldoende op zonder stevige datakwaliteit. Voor de asset manager is MDM daarom geen IT-thema, maar een strategische voorwaarde voor controle en optimalisatie van het assetportfolio.
De Service Manager: grip op klantdata en procesafspraken
In het servicedomein is de masterdata-uitdaging vaak nog breder. Services worden regelmatig uitgevoerd op klantassets, verspreid over talloze locaties. Denk aan onderhoud aan leaseauto’s of installaties op klantlocaties. Daarbij komen zakenpartnerdata, adresgegevens en contractinformatie kijken. Een robuust MDM-proces helpt de serviceorganisatie om klantgericht, accuraat en schaalbaar te opereren. Met actuele data over assets, contacten en afspraken voorkom je fouten en vertragingen in de dienstverlening, en kun je processen voorspelbaar en compliant uitvoeren.
De IT-manager: fundament voor schaalbare en veilige systemen
De IT-manager kijkt naar MDM als fundament voor stabiele en veilige informatiesystemen. Zonder centrale governance ontstaat versnippering van data in Excel of schaduwapplicaties, wat leidt tot inconsistentie, risico’s en belemmeringen voor innovatie. MDM stelt IT in staat om bedrijfsprocessen te standaardiseren, datavalidatie te automatiseren en tooling (zoals AI of analytics) betrouwbaar te voeden. Daarnaast helpt een goed databeleid om te voldoen aan security-eisen en wetgeving, door data buiten ongecontroleerde omgevingen te houden.
Integratie in SAP: starten vanuit de basis
De basis voor MDM kan al gelegd worden in de standaard asset management-inrichting van SAP. Met behulp van autorisatiematrices en bevoegdheidsgroepen kan zonder extra tooling een MDM-proces ingericht worden. Dit maakt het mogelijk om met minimale investering en maximale systeemintegratie de eerste stappen te zetten in datagedreven werken.
Oplossingen voor elke MDM-volwassenheidsfase
Afhankelijk van de complexiteit van de organisatie zijn er meerdere oplossingen beschikbaar waarbij we er hieronder twee toelichten.
Master Data Online (MDO)
MDO is een cloudoplossing van SAP-partner Prospecta, geschikt voor organisaties die willen opschalen in MDM zonder direct in zware maatwerkoplossingen te investeren. MDO koppelt eenvoudig met SAP en niet-SAP systemen en is flexibel in te richten qua schermen, workflows en autorisaties.
SAP Master Data Governance (SAP MDG-EAM)
Voor organisaties met complexe databehoeften biedt SAP MDG-EAM (ontwikkeld door Prometheus Group) een krachtige oplossing. Deze on-premise tooling ondersteunt diepgaande workflows, afleidingsregels en automatische dataconsolidatie via de Asset Information Workbench. Met behulp van de UXLoader kunnen grote hoeveelheden data beheerd worden met ingebouwde validatie.
Tot slot: MDM als groeipad, samen met Ideo
Of je nu een basisproces in SAP activeert of een volledige MDG-oplossing implementeert, elke stap richting beter masterdatabeheer levert directe winst op in betrouwbaarheid, efficiëntie en innovatiekracht. Binnen het Ideo-portfolio bieden we voor elk volwassenheidsniveau een passende MDM-oplossing. Wil je meer weten? Neem vrijblijvend contact op met onze mensen. We denken graag mee in het groeipad dat past bij jouw organisatie.
