ASML & Invoice Manager

Na een succesvolle implementatie van de XFT Invoice Manager voor de vestiging in Wilton (US), besloot ASML om deze binnenkomende factuurverwerkingsoplossing verder te gaan uitrollen voor al hun wereldwijde vestigingen. Hiervoor was het noodzakelijk om een tweede SAP-systeem te integreren met de bestaande Invoice Manager oplossing, waardoor een centrale “Invoice HUB” ontstond.

Vanuit deze HUB is het mogelijk om centraal de facturen automatisch te verwerken. Indien er afwijkingen geconstateerd zijn (bijv. in prijs of aantal), worden automatisch workflows gestart voor de juiste personen. Hierdoor hoeft men alleen op de uitzonderingen te reageren en kunnen de meeste facturen automatisch verwerkt en geboekt worden.

 

Binnenkomende kanalen & externe BTW bepaling

De geïmplementeerde oplossing ondersteunt verschillende kanalen van binnenkomende facturen. Het eerste kanaal zijn facturen die door een externe partij worden gescand en digitaal worden aangeleverd. Een ander belangrijk kanaal zijn facturen die afkomstig zijn van de SAP Ariba applicatie. Leveranciers kunnen via deze Ariba applicatie namelijk hun facturen aanleveren aan ASML.

Facturen uit beide kanalen worden automatisch verwerkt door de Invoice Manager oplossing. Tenslotte is het ook mogelijk om (bij uitzondering) handmatig facturen aan te maken en deze vervolgens door de Invoice Manager applicatie te laten verwerken.

De BTW belastingbepaling (VAT) van de facturen wordt in het proces uitgevoerd door een (non-SAP) cloud oplossing voor globale belastingbepaling. Hiervoor is de XFT Invoice Manager oplossing geïntegreerd met deze cloud oplossing, zodat automatisch voor de juiste regio het juiste BTW belastingtarief wordt bepaald. Dit tarief wordt vervolgens gebruikt in alle boekingen.

 

Geautomatiseerd werken

Met de implementatie van de XFT Invoice Manager oplossing, is het mogelijk voor ASML om een groot deel van de facturen automatisch te laten boeken. Dus zonder tussenkomst van personen, waardoor men efficiënter kan werken. Wanneer het systeem een afwijking vaststelt (bijv. in bedrag en/of hoeveelheden), start er automatisch een workflow en wordt er bepaald naar welke verantwoordelijke(n) deze workflow gestuurd moet worden. Door alleen in te grijpen in uitzonderingsgevallen, wordt veel kostbare tijd van de medewerkers bespaard.

 

Eenvoudig goedkeuren via Fiori app

Facturen boven een bepaald bedrag moeten binnen de organisatie worden goedgekeurd, voordat deze betaald mogen worden. Hiervoor wordt een gebruiksvriendelijke Fiori app gebruikt, die ook op mobiele apparaten beschikbaar is. Zo kunnen facturen overal, eenvoudig en snel goedgekeurd worden. Uiteindelijk zullen meer dan 6.000 ASML medewerkers gaan werken met de Fiori app voor het goedkeuren van facturen.