Menu

Wilt u eenvoudig een aankondiging doen van uw geplande werkzaamheden die naar meerdere belanghebbenden verzonden moet worden? Of wilt een groep klanten informeren over een nieuwe installatie?

In dit artikel staan we stil bij het eenvoudig genereren en verzenden van bulkdocumenten in SAP met behulp van de Document Composer [1]. De Document Composer is een volledig in SAP geïntegreerde tool die het mogelijk maakt om eenvoudig documenten te genereren op basis van Word- of Excel-templates. U kunt zelf uw Word-templates maken en gegenereerde brieven aanpassen, zonder de hulp van derde partijen. Lees verder en leer waarom de Document Composer dé oplossing is voor het genereren van bulkdocumenten in SAP.

In september 2019 bespraken we reeds het maken, onderhouden en versturen van documenten vanuit SAP met behulp van de Document Composer. Lees hier dit artikel terug. De Document Composer oplossing is echter tweeledig. Enerzijds kan men zelf templates (Word of Excel) maken en onderhouden. Anderzijds kan men met deze oplossing documenten genereren op basis van deze templates. In dit artikel gaan we verder in op het genereren van bulkdocumenten met de Document Composer.

Bulkdocumenten in SAP genereren met de Document Composer

De eerste stap bij het genereren van bulkdocumenten bestaat uit het kiezen van het template en het bepalen van de geadresseerden. In dit voorbeeld sturen we een brief over een aankondiging van onderhoudswerkzaamheden. We bepalen eerst wie deze brief moeten ontvangen. Hierna belanden we in het generatiescherm van de brief.

documenten bulk sap

Bij de volgende stap passen we de inhoud van de brief aan. Dit is enkel mogelijk voor het algemene gedeelte van de brief. Het geldt niet voor dynamisch bepaalde informatie, zoals de adressering en aanhef. Deze worden namelijk automatisch door het systeem gevuld. In een herkenbaar Word-document voert iedereen eenvoudig aanpassingen door. Hierna wordt de brief gefinaliseerd en klaargemaakt voor afdrukken of versturen.

document genereren sap

Downloaden, afdrukken of mailen van bulkdocumenten

De gegenereerde bulkdocumenten worden via de centrale cockpit ingezien. Van hieruit is het mogelijk om de documenten te downloaden, af te drukken of te mailen naar de geadresseerden.

downloaden afdrukken mailen bulk document

Downloaden

Met de “export naar client” functionaliteit downloadt u de bulkdocumenten en slaat u ze lokaal op. U stuurt de lokale download bijvoorbeeld naar een externe printstraat voor afdruk en verzending.

download bulkdocument

Afdrukken

De print functionaliteit maakt het mogelijk om via SAP de gegenereerde bulkdocumenten af te drukken.

afdrukken bulkdocument

Mailen

Via de centrale cockpit kunt u de gegenereerde documenten individueel bekijken.

mailen bulkdocument

U downloadt en drukt de individuele documenten hier direct af. Het is vanuit hier ook mogelijk de individuele documenten direct te mailen door de Microsoft Outlook integratie.

mailen bulkdocument sap

Automatische archivering documenten in Digitale Dossiers

Alle gegenereerde documenten kunt u automatisch archiveren in een dossier, zoals het ‘Asset life cycle dossier’. Hier kunt u de documenten eenvoudig terugvinden. Lees dit artikel voor meer informatie over dit dossier.

Alle voordelen van de Document Composer op een rij

  • Iedereen maakt en onderhoudt zelf de formulieren.
  • De “Drag & drop” velden uit SAP kunt u koppelen aan Word of Excel templates.
  • De output van documenten kunnen tijdens de bouw direct worden getest.
  • Het maken en genereren van documenten is flexibel door de integratie met onder andere Outlook, archivering en workflow.
  • De Document Composer oplossing is volledig geïntegreerd in SAP, waarbij geen additionele infrastructuur noodzakelijk is.
  • Deze tool maakt het mogelijk om zowel individuele documenten als bulkdocumenten te genereren.

[1] XFT Document Composer in SAP