Menu

Dweilen met de kraan open. Een uitdrukking die vele ladingen dekt. Bijvoorbeeld letterlijk: een lekkende kraan die eenvoudig lijkt te dichten, maar waar na een kleine reparatie de dweil toch nog niet kan worden opgeborgen. Je raakt van de regen in de drup, van kwaad tot erger. En dat is meteen de figuurlijke betekenis van de uitdrukking waarmee ik begon. Hard werken lost het probleem niet altijd op. Soms maakt dat het alleen maar erger.

De capability trap

Repenning & Sterman (2002) noemen dit fenomeen de “capability trap”[1]. Anders gezegd: wanneer de achterstand te groot is en je werkt al met maximale capaciteit en middelen, dan is slimmer werken de enige manier om dat patroon te doorbreken. Op dezelfde wijze blijven werken, resulteert namelijk alleen maar in nog meer achterstand en verslechtering van de situatie.

Binnen het onderhoud kennen we ook dergelijke situaties, waardoor de onderhoudsafdeling uiteindelijk een brandweerafdeling wordt. Wanneer er niet genoeg investeringen worden gedaan in het vervangen of verbeteren van assets, dan kom je uiteindelijk met het bestaande planmatige onderhoud niet meer uit de voeten. De defecten nemen toe en worden kritischer. Er vindt zelfs een verschuiving plaats van preventief onderhoud naar correctief onderhoud. De onderhoudswerkzaamheden bestaan op een gegeven moment alleen nog maar uit brandjes blussen. De negatieve spiraal is in werking gezet. Belangrijk is om het kantelpunt te vinden om te ontsnappen uit deze capability trap.

Capability trap binnen onderhoud

Voorbeelden in de praktijk

Een dergelijk verhaal overkwam het facilitair management van de Amerikaanse universiteitsgebouwen van de Massachusetts Institute of Technology (MIT). De onderhoudsafdeling van 100 personen was verantwoordelijk voor het facilitair beheer. Het grote probleem bij deze afdeling was het achterstallige onderhoud (1,4 miljard dollar). Er was geen tijd om verouderde gebouwen volgens de nieuwe standaard te renoveren. Bovendien verhoogde het achterstallige onderhoud het energieverbruik enorm. Deze achterstand ontstond door het veelvuldig naar beneden afschalen van de assetmanagement budgetten tijdens de verschillende financiële crisissen (de aandelenmarkt-crash in 1987, de tech bubble in 2001 en de bankcrisis in 2008).

Vervolgens ontstonden er nog meer defecten, waardoor het preventief onderhoud verder verminderde. Om deze negatieve spiraal te doorbreken, rekende de MIT als eerste stap een aantal investeringsscenario’s door. Uit deze simulaties bleek dat de 1,4 miljard dollar achterstallig onderhoud niet zonder meer kan worden ingehaald en worden omgebogen naar een stabiele en verbeterde situatie, waarin afglijden niet meer mogelijk is. Een capability trap. Men kwam tot de volgende conclusies.

Gebleken was dat zaken eerst verslechterden voordat ze verbeterden. Er moest significant worden geïnvesteerd in tijd en nieuwe oplossingen. Om hieruit te komen was een investering van 155 miljoen dollar gedurende vijf jaar in vernieuwingen niet voldoende. Pas wanneer dit 20 jaar (3 miljard dollar) werd toegepast, leverde het structurele verbeteringen op. Een versterkend effect trad op wanneer in duurzame energie werd geïnvesteerd en besparingen werden ingezet om zaken te verbeteren. Uiteindelijk resulteerde dit in een verschuiving naar meer preventief onderhoud, een betere cashflow, een lager energieverbruik en vermindering van het aantal defecten.

De rol van SAP iAM

Om de capability trap te ontspringen is het zaak om slimmer en efficiënter te werken. SAP Intelligent Asset Management kan je daarbij helpen.

Voor veel bedrijven bestaat gezien de huidige trends nog steeds de kans om in deze negatieve spiraal te belanden. In Nederland kennen we een veroudering van de infrastructuur en fabrieken. Tegelijkertijd is er de uitdaging om het slinkende aantal medewerkers met een goede technische opleiding op te vangen en in te spelen op de veranderende eisen en wensen van de maatschappij (waaronder de verduurzaming).

Uit de eerdere casus bij het MIT is ook gebleken dat je er met kleine stappen niet komt. Grote radicale vernieuwingen zijn nodig om uit de valkuil te komen en een voorsprong in de toekomst te nemen. SAP is een innovatief platform met heel veel nieuwe technologieën, zoals SAP intelligent Asset Management, dat organisaties helpt om deze stap te maken. De stap naar meer voorspellend en condition-based onderhoud. Zo is dweilen met de kraan open niet langer een issue.

[1] Repenning, N. P., & Sterman, J. D. (2002). Capability traps and self-confirming attribution errors in the dynamics of process improvement. Administrative Science Quarterly, 47(2), 265-295.