Zijn meerdere mensen binnen uw organisatie verantwoordelijk voor één asset, maar is het lastig om de juiste personen op het juiste moment op de hoogte te houden, zonder ze te “spammen”? Wordt het steeds lastiger om die ene juiste e-mail over het asset terug te vinden in al die Outlook mappen? Werkt u in dynamische teams en is daarmee een goede overdracht van correspondentie erg lastig? Wilt u alle e-mail verkeer met uw asset leverancier over een geleverd asset centraal bijhouden? In dit artikel leest hoe de Outlook integratie van SAP door middel van de XFT Outlook Connector uw werk makkelijker maakt.
Functies XFT Outlook Connector
Eerder hebben we al stilgestaan bij de Microsoft Word integratie met SAP middels de XFT Document Composer. Naast het veelgebruikte Word, kan ook Outlook worden geïntegreerd met bijvoorbeeld de Asset Life Cycle dossiers. De Outlook integratie in SAP via XFT Outlook Connector heeft verschillende functionaliteiten:
- Drag & Drop archivering van uw eigen Outlook mappen
- Bestanden versturen vanuit de digitale dossiers
- Bestaande e-mail conversaties voortzetten vanuit SAP
Verder in dit artikel zullen deze functionaliteiten uitgebreid worden toegelicht met voorbeelden.
Drag & Drop archivering van uw eigen Outlook mappen
Vanuit SAP is het al langer mogelijk om bestanden uit lokale mappen en netwerkschijven te selecteren en te uploaden. Middels een pop-up wordt uw Outlook mappenstructuur getoond en kunt u navigeren naar het gewenste bestand. Binnen XFT is eerder een dergelijke functionaliteit gemaakt, door de navigatie in de lokale Windows mappen te integreren in het SAP scherm.
Dankzij de XFT Outlook Connector, kan dat nu ook met de mappen in Outlook. Middels een knop kunt u direct uw mappen inzien en (meerdere) volledige e-mails slepen naar de gewenste map.
Na verslepen is eveneens zichtbaar wat de status is van uploaden van deze specifieke e-mail.
Zoals eerder aangegeven wordt het gehele e-mail bestand, dus inclusief de bijlagen, als geheel opgeslagen. Bij het openen van het bestand heeft u dus alle informatie uit het origineel voor handen.
Bestanden versturen vanuit de digitale dossiers
Naast het binnenhalen van e-mail bestanden, is het ook mogelijk om vanuit het dossier direct een e-mail aan te maken. Het versturen van de e-mail start u gemakkelijk door de rechtermuisknop functie “Send mail”. De de Outlook integratie via de XFT Outlook Connector neemt een aantal handelingen van u over:
- Een nieuwe e-mail starten in Outlook
- Het e-mail adres van de ontvanger bepalen (middels de gekoppelde leverancier bijvoorbeeld)
- Het onderwerp van de e-mail invullen
- De e-mail vullen met vaste tekstelementen aan de hand van een template
- Het bestand als bijlage toevoegen
Middels de rechtermuisknop op het gewenste bestand, start u direct de e-mail.
Zoals aangegeven, worden verschillende handelingen uit handen genomen. U hoeft enkel het bericht te schrijven.
Na verzenden wordt de e-mail automatisch op de juiste plaats in het dossier gearchiveerd. Handmatige acties zijn dus verleden tijd.
Bestaande e-mail conversaties voortzetten vanuit SAP
In plaats van het versturen van enkel een bestand, kunt u ook direct een e-mail beantwoorden die reeds in het dossier aanwezig is. Zeker wanneer u bijvoorbeeld later aanhaakt in een traject, maakt dit het erg makkelijk om de conversatie voort te zetten. Collega’s die werk aan u overdragen kunnen nu direct in het betreffende dossier de laatste stand van zaken delen, zodat iedereen die ermee te maken krijgt, het traject kan voortzetten. Tot slot zorgt ook hier de automatische synchronisatie voor het archiveren van de verzonden e-mail onder het origineel. Weer een handeling minder.
Via het selecteren van de e-mail waarop u wilt antwoorden, kunt u via de rechtermuisknop kiezen voor “Reply”.
Vervolgens kunt u ook hier direct aan het schrijven van het bericht beginnen en wordt de originele e-mail beantwoord.
En ook deze e-mail wordt automatisch gearchiveerd, maar dan onder het origineel. Op deze manier worden gerelateerde e-mails gebundeld weergegeven. Zeer overzichtelijk dus!
Outlook integratie in SAP
Dus, hoe maakt de Outlook integratie in SAP via de XFT Outlook Connector uw werk gemakkelijker?
- Gemakkelijk navigeren in de lokale Outlook mappen door een geïntegreerd scherm
- E-mail conversaties inclusief bijlagen uploaden door simpel Drag & Drop naar de doelmap
- Snel een bestand versturen vanuit het dossier waar u in werkt, met de juiste gegevens
- Geen omkijken naar archivering, wanneer u e-mails verstuurt vanuit het dossier
- Een conversatie direct vervolgen vanuit het dossier, zodat overdracht wordt versimpeld