In onze nieuwsbrief van begin dit jaar legden we uit dat de toekomst van service in S/4HANA gericht is op SAP Service Management, de service module binnen SAP Customer Management. In deze nieuwe module wordt het beste van het vroegere SAP CRM en SAP CS gecombineerd tot een geïntegreerd geheel, waarin optimale service aan de klant centraal staat. Daarnaast worden de serviceprocessen naadloos geïntegreerd met Logistiek, Finance en Human Resources. In deze artikelenreeks nemen we u mee in de nieuwe features in SAP S/4HANA Service Management en, waar van toepassing, de verschillen met de huidige SAP CS module.
In de vorige nieuwsbrief legden we uit hoe een service order ontstaat vanuit een service aanvraag. Daarbij behandelden we de werkvoorbereiding en de service order zelf. met zijn posities en sjablonen. We hebben het ook kort gehad over de relatie tussen sjablonen en terugkerende services.
In dit artikel zullen we verder ingaan op de terugkerende services in SAP Service Management. Hierbij kijken we eerst naar een overzicht en het proces van terugkerende services. Daarna gaan we dieper in op de verschillende typen onderhoudsplannen en het plannen daarvan.
Terugkerende services
Met terugkerende services in SAP Service Management bedoelen we services met een periodiek karakter. Ze ondersteunen de service planner bij het plannen van bijvoorbeeld regulier onderhoud, dat één keer per vast aantal dagen, kilometers of draaiuren moet plaatsvinden.
De uitvoering van periodiek onderhoud als een service heeft verschillende voordelen:
- Het biedt de mogelijkheid om service vooruit te plannen, in plaats van ad hoc een storing op te lossen. Dit maakt de planning efficiënter, de downtime en daarmee ook de kosten lager.
- Met een hogere uptime worden escalaties voorkomen en is de klant tevredener.
- Door het aanbieden van service contracten zijn er meer mogelijkheden tot upselling vanwege regelmatig klantcontact.
Voor terugkerende services in S/4 HANA Service Management worden verschillende objecten gebruikt:
- Het onderhoudsplan; hierin wordt vastgelegd wanneer en volgens welke strategie de service wordt uitgevoerd.
- Het service contract; hierin wordt vastgelegd om welk referentie object het gaat en welke partijen zijn betrokken bij de service.
Het service order sjabloon; de posities in de automatisch aangemaakte service orders worden gekopieerd uit het sjabloon dat is vastgelegd in het onderhoudsplan. Dit geldt ook voor de notities die in het sjabloon zijn opgenomen.
Afbeelding: onderdelen van de terugkerende service order
In S/4 HANA zijn verschillende Fiori tegels beschikbaar voor het maken, opzoeken en inplannen van onderhoudsplannen. In de volgende paragraaf lichten we drie verschillende typen onderhoudsplannen uit.
Typen onderhoudsplannen
Er zijn drie typen strategieën voor onderhoudsplannen mogelijk in S/4 HANA Service Management:
- Enkelvoudig gebaseerd op tijd (bijvoorbeeld iedere maand)
- Enkelvoudig gebaseerd op performance (bijvoorbeeld iedere 5.000 draaiuren)
- Meervoudig gebaseerd op een combinatie van tijd en performance (bijvoorbeeld ieder jaar of bij elke 100.000 kilometer)
Voor de huidige gebruikers van onderhoudsplannen in SAP CS klinkt dit niet nieuw in de oren. Binnen SAP ECC gebruikte men al jaren onderhoudsplannen met bovengenoemde strategieën. Dit is dus ook weer mogelijk in S/4 HANA Service Management.
Afbeelding: typen onderhoudsplannen voor terugkerende services
Afroepen van een onderhoudsplan
Dat een onderhoudsplan met een bepaalde strategie is aangemaakt, betekent niet per se dat er direct orders voor het te onderhouden technische object worden aangemaakt. Dit doe je door het onderhoudsplan af te roepen. Hiermee genereer je de service order op het juiste moment. Ook voor het afroepen van onderhoudsplannen zijn verschillende functionaliteiten meegenomen vanuit SAP CS. Zo is het nog mogelijk om plannen in massa af te roepen, vrijgave uit te stellen (of juist niet) en te forceren dat een voorgaande order moet zijn afgesloten voordat de volgende wordt aangemaakt.
De functionaliteit rondom onderhoudsplannen is sinds release 2011 in S/4HANA Cloud beschikbaar. SAP S/4HANA biedt hiermee de mogelijkheid om geplande service op basis van onderhoudsplannen te ondersteunen. In de volgende nieuwsbrieven gaan we verder in op de link naar Field Service Management. Hierbij zien we hoe de vanuit het onderhoudsplan gegenereerde orders worden afgehandeld door de monteur. Ook zullen we andere interessante functionaliteiten binnen SAP S/4HANA Service Management belichten.