Menu

Na een korte implementatie, is de Contract Manager in maart 2022 live gegaan bij Vivare. Vivare heeft hiermee wederom gekozen voor een Ideo oplossing die passend is binnen het Fit4Woco concept en naadloos aansluit bij de bedrijfsprocessen van de woningcorporatie.

Eerder koos Vivare al voor de op onze partner XFT gebaseerde oplossingen Invoice Manager, Document Composer en Digitale Dossiers. Deze al reeds geïmplementeerde oplossingen ondersteunen Vivare tijdens de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot facturatie, klantcontact en documentbeheer. Met de uitbreiding van de XFT Contract Manager, wordt nu ook het beheren en onderhouden van leverancierscontracten ondersteund.

Vivare - Go-live Contract Manager Oplossing

Vivare & de Contract Manager

Met circa 25.000 huureenheden en 55.000 huurders in de regio Arnhem, vervult Vivare een belangrijke rol in de maatschappij. Meer dan 200 werknemers zetten zich dagelijks in om ervoor te zorgen dat er voldoende duurzame en betaalbare woningen beschikbaar zijn. Daarbij staat de huurder altijd centraal en wordt er ook geïnvesteerd in een prettige woonomgeving voor iedereen.

Voor Vivare is het belangrijk dat het zich volledig op deze corebusiness kan richten, waarbij secundaire bedrijfsprocessen op de achtergrond ondersteund zijn. Een van deze onder ondersteunende processen betreft het Contract Lifecycle Management.

Door het grote woningportfolio, kent Vivare een breed scala aan leveranciers welke verantwoordelijk zijn voor o.a. service- en onderhoudswerkzaamheden, storingen, advies etc. Het beheer van deze contracten brengt veel administratief werk met zich mee, waardoor het belang van een centrale oplossing erg groot is.

Door de keuze voor de XFT Contract Manager heeft Vivare nu een oplossing in handen waarmee het alle relevante contract informatie en data op een plek beschikbaar heeft, het contractdossier. Met deze informatie is Vivare instaat om alle processen binnen de contract lifecycle te beheren vanuit de Contract Manager, van contract opzet tot aan contract beëindiging.

De Contract Manager – Alles centraal

Met de Contract Manager kan alle benodigde contract informatie worden gecentraliseerd in een elektronisch contract dossier. Per soort contract kan verschillende soorten informatie vastgelegd worden in het dossier.

Vivare - Go-live Contract Manager Oplossing
Voor de implementatie bij Vivare is ervoor gekozen om onderscheid te maken tussen dossiers voor onderhoudscontracten en dossiers voor raamcontracten.

Binnen deze dossiers kunnen alle belangrijke gegevens en documenten worden opgeslagen.
In de kop van het dossier zijn alle algemene gegevens terug te vinden met betrekking tot het contract. Denk hierbij aan de contractomschrijving, contractstatus, externe contractnummers, de verantwoordelijke persoon van het dossier etc.
Daarnaast zijn ook de contractdatums aanwezig, welke automatisch worden aangepast aan de hand van vooraf bepaalde regels voor contractverlenging. Hierdoor worden bepaalde deadlines van een contract automatisch bepaald en gemonitord. En worden de betrokken personen automatisch geïnformeerd voor het vervallen van deze deadlines.

Documenten en SAP-objecten

Binnen een overzichtelijke mappenstructuur, kunnen documenten worden toegevoegd via ‘drag and drop’. Hierdoor kunnen alle contractdocumenten worden opgeslagen binnen het dossier, maar daarnaast is er ook ruimte voor e-mails, URL’s en andere bestanden.
Het dossier biedt niet alleen ruimte voor bestanden. Door de naadloze integratie met SAP, kunnen SAP-business objecten direct vastgelegd worden in het dossier. Vivare zal deze functionaliteit gebruiken om haar zakenpartners, bestellingen en vastgoedobjecten te koppelen aan het dossier. Door de koppeling kan de gebruiker eenvoudig naar deze objecten in SAP navigeren.

Checklist en taken

Bij de aanmaak van een nieuw contractdossier, gaat Vivare gebruik maken van de ‘Checklist’.
Door middel van checklistvragen, wordt de gebruiker door het aanmaak proces heen geleid en kan dit procesmatig doorlopen worden. Door het beantwoorden van de vragen, kan de gebruiker aangeven welke onderdelen binnen het proces al zijn doorlopen en afgerond. De vragen, inclusief beantwoording, zijn direct zichtbaar bij het openen van het dossier en de checklistmap.

Ook in latere fases van de contract lifecycle wordt de gebruiker ondersteund. Medewerkers van Vivare kunnen taken en afspraken eenvoudig en snel vastleggen in het dossier. Door het toevoegen van een gewenste einddatum, wordt de taak gemonitord door het systeem en zal het een visuele indicatie geven zodra deze niet op tijd is afgerond.